Power BI raporttisi on valmis ja olet julkaisemassa sekä jakamassa sen muille. Mitä kannattaisi vielä tarkistaa ennen jakamista?
Otsikot
Silmäile raporttisivut ja visualisoinnit ja tarkista, että ne on otsikoitu informatiivisesti.
Visualisointien välinen vuorovaikutteisuus
Kun visualisoinnin pylvästä, palkkia tai esimerkiksi sektoria napsautetaan, muissa saman sivun visualisoinneissa tapahtuu oletusarvoisesti ns. korostus (highlight), eli muut visualisoinnit näyttävät valitun kohteen suhteellisen osuuden verrattuna kokonaisuuteen. Suhteelliset osuudet saattavat olla kokonaisuuteen verrattuna niin pieniä, ettei visualisoinneista pysty tulkitsemaan lukujen suuruutta lainkaan.
Pohdi kunkin visualisoinnin vaikutusta muihin ja muuta korostus (highlight) tarvittaessa suodatukseksi (filter). Vuorovaikutteisuus määritetään visualisointikohtaisesti Muotoile (Format) -välilehden Muokkaa vuorovaikutuksia (Edit Interactions ) -toiminnolla.
Voit myös poistaa vuorovaikutuksen Ei mitään (None) -vaihtoehdolla.
Korostus (highlight)
Suodata (filter)
Kuten edellisistä kuvista vertailemalla huomaat, korostus ei edes näytä valitun tuoteryhmän kymmentä parasta myyjää. Ottamalla käyttöön suodatuksen, visualisointi näyttää valitun tuoteryhmän (clothing) osalta parhaat myyjät.
Jotkut visualisoinnit (kuten kartta) näyttävät oletusarvoisesti suodatetun tuloksen, eivät korostettua osuutta.
Osittajien toiminnan tarkistus
Tarkista osittajista (slicers)vähintään seuraavat asetukset:
- Jos osittajassa on runsaasti valintavaihtoehtoja (kuten satoja tuotteita), käyttäjän on helpompi etsiä vaihtoehtoja hakusanoilla kuin vierittämällä osittajan sisältöä. Tuo käyttäjille valmiiksi esiin hakukenttä.
- Jos raportteja käytetään mobiililaitteilla ja osittajasta on tarpeen valita useita vaihtoehtoja, muuta osittajan asetuksista monivalinta mahdolliseksi (Yksittäinen valinta > Ei käytössä, Single Select > Off). Mobiililaitteissahan ei ole Ctrl-näppäintä, jonka avulla käyttäjä voisi tehdä monivalintoja.
Suodatusmahdollisuuksien laajentaminen
Raporttisivulle pystyy harvoin sijoittamaan kaikkia niitä vaihtoehtoja osittajiksi, joiden perusteella käyttäjät haluavat tutkia dataa ja tehdä suodatuksia.
Lisää tarvittavat suodatuskentät suodatuspaneeliin ja valitse kunkin suodattimen oletusesitysmuoto (esimerkiksi Lisäsuodatus vai perussuodatus, Advanced vai Basic).
Muistathan, että on tärkeää tarjota käyttäjille Raporttitason suodattimia (Report Level Filters), jotta he pystyvät tarkastelemaan lukuja valitsemalla suodattimen vain kerran!
Raporttisivulle sijoitettavat ovat tällä hetkellä sivukohtaisia, joten käyttäjä joutuu tekemään saman valinnan jokaiselta sivulta, mikäli haluaa tarkastella kaikkia raporttisivuja samaa kriteeriä käyttäen.
Raporttisivun skaalaus
Yleensä raporttisivun on hyvä olla pieni ja se on hyvä nähdä kokonaisuudessaan yhdellä silmäyksellä. Power BI:n oletussivun koko (16:9) on hyvä sellaisenaan eikä edellytä erillistä skaalausta.
Mikäli olet jostain syystä päättänyt tehdä korkean vieritettävän raporttisivun, muista muuttaa sivun skaalausta.
Koska raporttien oletusskaalaus on Sovita sivulle (Fit to Page), raporttisivut näytetään Power BI -palvelussa oletusarvoisesti kokonaisuudessaan, joten korkeaa rapottisivua on vaikea pienuutensa takia lukea. Korkeiden sivujen skaalaukseksi kannattaa vaihtaa Sovita leveyteen (Fit to Width), jolloin sivu skaalautuu leveyssuunnassa koko näytölle ja sitä voi vierittää alas.
Kunkin raporttisivun mobiilinäkymä
Jos raporteissasi on runsaasti visualisointeja, niistä kaikkia ei ehkä ole tarpeen näyttää mobiilisti? Määritä kunkin raporttisivun mobiilinäkymä ja valitse mitkä visualisoinnit sekä missä järjestyksessä ne mobiilisti näytetään.
Muita mittareita työkaluvihjeiksi?
Pohdi olisiko visualisoinneissa syytä näyttää myös muita laskennallisia mittareita työkaluvihjeinä (Tooltips), jotta raporttien katsojat näkisivät oleellisia kaavion lukuihin liittyviä muita tuloksia.
Kommentoithan, jos mieleesi tulee jotain muita raportin viimeistelytoimenpiteitä!
HExcelligent.fi 
Kiitos taas hyvästä ja hyödyllisestä artikkelista Heidi 🙂
Arvioisin vielä kaikkien näkyvissä olevien numeroarvojen kohdalla tarpeen pyöristyksille, siis näytetäänkö 56 828 792 vai miljoonien tai tuhansien tarkkuus, sehän vaihtelee tietty kussakin tapauksessa.
TykkääTykkää
Juu, hyvä huomio Kim!
Tuo onkin mielenkiintoinen aihe, josta olisi mukava kuulla ajatuksia ja hyväksi havaittuja käytäntöjä.
Vuorovaikutteisissa raporteissahan on se ongelma, että käyttäjä voi vaikuttaa erilaisilla osituksilla, suodatuksilla ja kohteiden valinnoilla siihen, mitä lukuja käytetään visualisointien lukujen laskemiseen.
Jos esimerkiksi korttiin (card) määritetään kiinteästi esitysmuoto, joka näyttää luvun miljoonina (esim. 80M€) ja käyttäjä on valinnut tuotteen, jota on myyty vähäisesti (esim. alle 70 000 €), kortissa näkyy 0M €. Asia korjaantuu, jos luku määritetään näytettäväksi kahdella desimaalilla, jolloin 70 000 € näkyisi muodossa 0,07M€. Miten hyvin raportin katsojat osaavat lopulta tulkita lukuja, kun ne esitetään esimerkiksi miljoonan desimaaliosina?
Yksi vaihtoehtohan on se Power BI:n käyttämä oletusmuoto, eli ei määritetä kiinteää lukujen esitysmuotoa, vaan käytetään Power BI:n automaattista lukujen näyttöyksiköiden säätämistä. Tämä tarkoittaa, että Power BI päättää tilannekohtaisesti näytetäänkö luku sellaisenaan, tuhansina 71K€, miljoonina 80M€ tai biljoonina (bn). Tämän automatiikan osalta olen pohtinut, että miten havainnollista ja ymmärrettävää on se, että erilaisten visuaalien asteikko ja luvut muuttuvat kunkin suodatuksen yhteydessä toisenlaisiksi? Hetki sitten luku oli 81M€ ja seuraavana hetkenä suodatuksen jälkeen 71K€?
Olen itse usein ottanut säätöautomatiikan pois ja näyttänyt luvut sellaisenaan, sillä itse hahmotan lukujen suuruuserot parhaiten, jos esimerkiksi kaksi vierekkäistä tai allekkaista korttia ovat samaa yksikköä. Vrt. luvut sellaisenaan (81 234 000 ja 71 000) tai 81M€ ja 71K€ tai 0,07M€.
Ajatuksia?
TykkääTykkää
Laitan nyt tähän yhteyteen kysymyksen, jota olen pohtinut miettiessäni Power BI:n käyttöä erilaisissa tapauksissa, erityisesti silloin kun raakadata rivitasolla on luonteeltaan sentisiivistä ja luottamuksellista, ja kun halutaan tehdä julkisia raportteja. Liittyy viimeistelyyn ja raportin julkaisuun, sillä viimeistään siinä vaiheessa pitää tekijän olla varma, että julkaisuun menee VAIN se tieto, mikä on julkiseksi tarkoitettu, eikä yhtään enempää.
See records / Näytä tietueet -toimintohan näyttää rivitasolla ne tiedot, mitä valitun visualisaation, vaikkapa prosenttijakaumapiirakan takana on. Mitä keinoja tällä hetkellä on hallita sitä, pääseekö raportin käyttäjä näkemään rivitason infoa See records / näytä tietueet -toiminnon avulla? Alla samaan kysymykseen littyen:
https://www.excelguru.ca/blog/2016/11/07/can-users-see-my-raw-data-in-power-bi/
Kiitokset sisällöstä!
TykkääTykkää
Moi,
Pahoittelut vastauksen viipymisestä. Johtuu siitä, että ihan lyhyt vastaus ei riitä.
Täysin julkisesti jaetuista raporteista (Publish to web) muut eivät näe muuta kuin ne yhteenvedetyt tiedot, jotka visualisointiin on valittu. Jos julkisen visualisoinnin päällä napsauttaa pikavalikon auki ja valitsee Näytä tiedot (Show data), saa esiin vain tiedot, jotka muutenkin olisi näkyvillä visualisoinnin pylväinä, sektoreina tai puhekuplaan valittuna (tooltip).
Jos raportti puolestaan jaetaan pilvipalvelussa esimerkiksi oman organisaation käyttäjille, datan sisällön tarkastelumahdollisuuksiin vaikuttaa se, mitkä kentät on jätetty Power BI Desktopin tietomallissa näkyviksi kentiksi ja mitkä on piilotettu.
Jos tietomallia tehdessäsi jätät kaikki faktataulun kentät näkyviin, kyseiset kentät on myös mahdollisuus saada esiin pilvipalvelun puolella mikäli visualisoinnin tulokset perustuvat kyseiseen faktatauluun. Esimerkiksi alla olevan tietomallin Sales-faktataulun kaikki kentät ovat esillä (eivät himmennettyinä), jolloin kyseiset kentät tulevat esille, jos käyttäjä luo visualisoinnista export-tiedoston, johon hän valitsee vaihtoehdon ”underlying data”.
Jos puolestaan faktataulun kentät on piilotettu, käyttäjän esiin saama näkymä on hyvin suppea.
Alkujaanhan Power BI:ssä ei ollut lainkaan edes tarjolla tuota underlying data -vaihtoehtoa tarjolla, enkä minäkään ole täysin varma milloin se pilvipalveluun ilmestyi.
Monissa organisaatioissa tuo Export Data -mahdollisuus on estetty Power BI:n Admin Portalin kautta, jottei arkaluonteisia tietoja saa ladattua visualisointien kautta (työntekijöiden id-tunnuksia tms.), sillä tuskin voi varmistua siitä, että kaikki Power BI -mallien laatijat huomaavat piilottaa faktatauluista ne avainkentät, joiden perusteella visualisointeja on laadittu.
Mainitsemasi See records -toiminto ei mielestäni näytä muuta kuin visualisointiin valittuja kenttiä?
TykkääTykkää