5 syytä muuntaa taulukoksi

5 syytä muuntaa taulukoksi

Jos käsittelet Excelissä luetteloita ja maltat lukea tämän jutun loppuun asti, hyödyt varmasti. Nettoat myös, jos teet kaavioita tai makroja tai ylipäätään käytät Exceliä. Kerron artikkelin lopussa myös muutaman taulukoihin liittyvän rajoituksen.

Siitäkin huolimatta, että taulukot ovat vanha ominaisuus eli olleet Excelissä jos 2007-versiosta lähtien, törmään viikoittain asiakkaiden työkirjoihin, joissa taulukoista olisi rutkasti hyötyä, mutta niitä ei ole hoksattu tai haluttu hyödyntää.

Let’s start

Voit muuntaa taulukoksi minkä tahansa alueen, jossa on otsikkorivi ja tietorivejä. Muuntaminen tapahtuu valitsemalla alue ja komennolla Insert > Table (Lisää > Taulukko) tai Home > Format as Table (Aloitus > Muotoile taulukoksi).

insert table
Kun valitset solun muunnetun alueen sisältä, valintanauhassa näytetään taulukon käsittelyyn tarkoitettu Design (Rakenne) –välilehti. Ensitöiksesi taulukolle on hyvä antaa kuvaava nimi.

koulutukset

Ja sitten niihin hyötyihin.

1 syy:  simppelimpi perustyöskentely

Taulukon otsikot näytetään sarakeotsikoiden tilalla, kun vierität taulukkoa alas.

otsikot sarakekirjainten tilalla

Kaavoja ei tarvitse itse kopioida alas, ne kopioituvat automaattisesti. Kaava kopioituu myös kun teet kaavaan muokkauksia. Voit siten olla varma, että kaikilla riveillä on samanlainen kaava (ellet ole erikseen määrittänyt ettet halua käyttää kaavojen automaattista kopiointia).

kaavojen kopioituminen

Saat esiin summarivin, jolta voit valita taulukon alapuolelle yhteenvetotuloksia, jotka reagoivat myös taulukon suodattamiseen.

summarivi

Taulukossa näytetään automaattisesti suodatukseen tarkoitetut suodatusnuolet.

suodatusnuolet

Excel 2013 –versiossa voit suodattaa taulukkoa myös osittajien (slicers) avulla.

osittajat

2 syy: dynaamisuus

Taulukko on dynaaminen eli kaavat, muotoilut ja esimerkiksi kelpoisuustarkistukset (data validations) kopioituvat uusille riveille automaattisesti.

muotoilut ja kaavat kopioituvat

Kun teet taulukosta kaavioita (tai Excel 2013 -versiossa Power View -kaaviotaulukoita), niiden lähdealueet muuttuvat dynaamisesti taulukon muuttuessa.

kaavio muuttuu dynaamisesti

Dynaamisuus pätee myös pivot-taulukoihin. Kun teet taulukosta pivot-taulukon, riittää että päivität (refresh) pivotin. Sinun ei tarvitse muuttaa pivot-taulukon lähdealuetta.

pivoteissa päivitys riittää

Voit tehdä taulukon ulkopuolelle kaavoja, jotka viittaavat sarakkeisiin tai vaikka koko taulukon data-alueeseen huolehtimatta alueiden koosta. Kaavat ovat siis myös dynaamisia ja helppolukuisia. Lisäksi kaavojen luonti on vaivatonta, sillä Excel tarjoaa avusteita, joita voi valita esim. tabulaattorilla.

jäsennetyt viittaukset

3 syy: muotoilut

Voit vaihtaa helposti muotoilua ja esimerkiksi vuorovärisyyttä. Taulukko säilyy vuorovärisenä, kun lajittelet sen.

muotoilut ja vuorovärisyys

4 syy: taulukko on oma erillinen kokonaisuutensa ja sen rakenne on suojatumpi

Jos lisäät rivejä tai sarakkeita, ne lisätään vain taulukon sisäpuolelle eivätkä ne vaikuta taulukon ulkopuolisiin tietoihin. Tietyissä tilanteissa ulkopuolisia tietoja tosin ”työnnetään” pois tieltä. Voit edelleen lisätä myös kokonaisia rivejä ja sarakkeita rivinumeroiden ja sarakekirjainten päältä avautuvista pikavalikoista.

taulukko on oma kokonaisuutensa

Et saa taulukkoa yhtä helposti sekaisin kuin tavallista luetteloa. Kun valitset yllä olevasta pikavalikoista Delete (Poista) -komennon, tarjolla ei ole sitä vaihtoehtoa, joka poistaisi yhden solun ja nostaisi muita tietoja kyseisessä sarakkeessa ylös. Tarjolla on vain joko rivin tai sarakkeen poisto.

5. syy: makroviittaukset

Jos olet koodannut makroja, olet myös kamppaillut sen ongelman kanssa, että makrot on saatava toimimaan myös silloin kun aineiston koko muuttuu. Taulukot tarjoavat tähänkin uuden toteutustavan. Saat makroistasi dynaamisesti toimivia, kun viittaat alueisiin taulukkoviittausten avulla.

Seuraavassa muutama esimerkki:

Koko Koulutukset-taulukkoon viittaaminen Range(”Koulutukset[#All]”)
Taulukon dataan viittaaminen (ilman otsikoita tai summariviä) Range(”Koulutukset[#Data]”)
Esimerkiksi lauseke
Range(”Koulutukset[#Data]”).Rows.Count
palauttaa tuloksena Koulutukset-taulukon datarivien lukumäärän
Otsikkoriviin viittaaminen Range(”Koulutukset[#Headers]”)
Summariviin viittaaminen Range(”Koulutukset[#Totals]”)
Päivähinta-sarakkeeseen viittaaminen Range(”Koulutukset[Päivähinta]”)
Toimipisteet-taulukon Kuukausi – Helsinki –sarakkeiden valitseminen Range(”Toimipisteet[[#All],[Kuukausi]:[Helsinki]]”).Select

[Edit 08/2015] 6. syy: Aineiston lataaminen Power BI Desktopiin visualisoitavaksi

Microsoft julkisti uuden Power BI datan visualisointipalvelun kesällä 2015. Visualisoinneissa käytetään ilmaista Power BI Desktop -nimistä ohjelmaa, johon voi ladata tietoja myös Excelistä. Kaikkein vaivattomimmin lataus sujuu sellaisesta aineistosta, joka on muunnettu Excelissä taulukoksi.

Puutteita Rajoituksia

Taulukoihin liittyy myös rajoituksia, joihin olisi mukava saada muutoksia tulevissa Excel-versioissa. Rajoitukset eivät kuitenkaan estä taulukoiden käyttöä.

  • Jäsennettyjä kaavaviittauksia (esim. koulutukset[kesto pv]) voi käyttää työkirjojen välisissä linkkikaavoissa, mutta ne edellyttävät lähdetyökirjan avaamista yhdessä kohdetyökirjan kanssa. Ulkoiset viittaukset eivät siis toimi dynaamisesti ellei lähdetyökirjaa avata. Taulukoiden käyttö ei kuitenkaan rajoita tavallisten linkkiviittausten käyttämistä.
  • Summarivejä voi olla vain yksi. Monesti olen kaivannut useita summarivejä, jotta niihin voisi valita eri laskutoimituksia kuten summan, keskiarvon, lukumäärän, jne. Olisi myös hienoa, jos summarivin voisi sijoittaa aineiston yläpuolelle.
  • Taulukon sisälle kohdistuvat absoluuttiset viittaukset ovat hieman hankalia kieliopiltaan: http://www.excelcampus.com/tips/absolute-formula-references-excel-structured-table/
  • Otsikkorivi ei saa sisältää kaavoja.
  • Kun taulukon sisään lisätään rivejä, taulukon alapuolella olevat tiedot käyttäytyvät hieman eri tavalla siitä riippuen onko alapuolella oleva tietoalue kapeampi vain leveämpi kuin itse taulukko. Jos taulukon alapuolella on taulukkoa leveämpi alue, taulukko työntää tieltään vain taulukon levyistä aluetta eli alapuolinen aineisto rikkoutuu. Sama pätee taulukon oikealla puolella oleviin tietoihin. Tästä syystä on syytä välttää sitä, että taulukon ala- tai oikealla puolella olisi leveämpiä tai korkeampia tietoalueita. Alla olevassa kuvassa taulukkoon on lisätty 2 riviä, joten taulukko on työntänyt alapuolella olevaa tietoa alas.

taulukon ongelma

Yksi kommentti artikkeliin ”5 syytä muuntaa taulukoksi

  1. Paluuviite: Excelin SM-kisojen ensimmäisen kierroksen vastaukset | HExcelligent.fi

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s