Edellisessä Kohdealueen kuvaaminen Excelissä –jutussa kerroin miten voit määrittää alueen sijainnin ja koon dynaamisesti OFFSET (SIIRTYMÄ) -funktiolla. Entä jos laskemisen lisäksi kaavion lähdealueen pitäisi muuttua?

Kerron tässä jutussa miten saat aikaan kaavion, joka näyttää halutun tuotteen myyntikäyrän halutulta aikajaksolta. Tämä pitää tehdä kiertoteitse aluenimen avulla, sillä Excelissä ei voi käyttää kaavaa kaavion lähdealueena.

Kokeile ensin alla olevassa esimerkkitaulukossa tuotenimen ja kuukausien lukumäärän muuttamista:

Kaavion ja dynaamisen aluenimen luonti

Muodosta ensin mallikaavio esimerkiksi ensimmäisestä tuoterivistä (kuvan kaavio on luotu alueesta A13:G14).

Jos olet muodostanut kaavan, joka laskee halutun alueen luvut yhteen, kopioi kaavasta talteen OFFSET-funktio. Tulet tarvitsemaan funktiota hetken kuluttua.

Luo aluenimi, joka muodostuu kyseisen OFFSET-funktion avulla. Määrität aluenimen komennolla Formulas > Defined Names > Define Name > Define Name (Kaavat > Määritetyt nimet > Määritä nimi > Määritä nimi). Syötä alueelle nimi, jossa ei saa olla välilyöntejä ja kirjoita Refers to (Viittaus) –kenttään yhtäsuuruusmerkki ja liitä kopioimasi OFFSET-funktio kenttään. Muuta funktion kaikki soluviittaukset absoluuttisiksi, kuten $A$13. Kopioi aluenimi leikepöydälle, sillä tulet tarvitsemaan sitä hetken kuluttua. Hyväksy OK:lla.

(Tässä on hyvä paikka sellaiselle pikkuvinkille, että punaisella nuolisymbolilla varustetuissa Excel-kentissä nuolinäppäimillä siirtyminenhän aiheuttaa ikävästi soluosoitteiden ilmestymistä kenttään. Jos siis aiot siirtyä nuolinäppäimillä Refers to –kentän sisällä, paina ensin F2, jottei kentän sisältö mene sekaisin.)

Nimen kytkeminen kaavion arvosarjaan

Valitse arvosarjan eli viivan päältä pikavalikosta Select Data (Valitse tiedot).

Valitse vielä Edit (Muokkaa).

Määritä, että sarjan nimi tulee solusta, johon käyttäjä syöttää tuotteen ja että sarjan arvot määräytyvät juuri luomasi aluenimen (eli OFFSET-funktion) perusteella. Älä poista kummastakaan kentästä taulukon nimeä ja huutomerkkiä.

Kaavio toimii, jos funktio on kunnossa absoluuttisine viittauksineen. Jos syötät taulukkoon kuukausien lukumääräksi 0, saat virheilmoituksen, sillä alue ei voi olla 0 saraketta leveä. Vaikka syöttäisit uuden sallitun luvun, kaavio ei heti päivity, vaan sinun pitää painaa F9, joka suorittaa kaavojen uudelleenlaskennan. Jutun alussa olevaan esimerkkitaulukkoon on luotu kelpoisuustarkistus (validation), ja soluun voi syöttää vain arvoja välillä 1 – 6.