Miten hyvin Office 365 on omaksuttu teillä käyttöön? Ovatko esimerkiksi Yammer tai Skype for Business vaikuttaneet sähköpostin määrään ja onko eri viestintävälineiden käytön suhde muuttunut? Miten aktiivisesti organisaatiossanne jaetaan tietoa O365-palveluiden avulla? Entä onko O365-käytössä merkittäviä eroja eri osastojen tai toimipaikkojen välillä? Mitkä palvelut ovat jääneet vähäiselle käytölle ja pitäisikö niiden hyödyntämiseen panostaa esimerkiksi lisäohjeiden, tietoiskujen ja koulutusten avulla?
Näihin ja moniin muihin kysymyksiin saat vastauksen Office 365 Adoption Power BI -sisältöpaketin (content pack) avulla, josta on vihdoin kahdeksan kuukauden odotuksen jälkeen julkistettu julkinen esiversio.
Adoption-paketin vuorovaikutteiset Power BI -visualisoinnit kertovat miten O365-tuotteet on omaksuttu käyttöön ja miltä niiden käytön trendi näyttää viimeisten 12 kuukauden ajalta.
Vastaavaa statistiikkaa löytyy myös O365 Admin Centerin valmiista raporteista, mutta sisältöpaketin avulla dataa voi helpommin tarkastella ja vertailla eri näkökulmista. Sisältöpaketti yhdistää mukaan dataa myös Active Directory:stä, kuten osastot (departments) ja toimipaikat (locations). Lisäksi sisältöpaketin raportteja voi mukauttaa omien kiinnostusten mukaisiksi.
Mistä on kyse?
Sisältöpaketti muodostuu joukosta valmiiksi luotuja vuorovaikutteisia Power BI -raportteja sekä yhdestä koontinäytöstä (dashboard), johon on kerätty oleellisimpia tunnuslukuja ja visualisointeja. Koontinäytöltä ja raporteista löytyy myös linkkejä, joissa on ohjeita ja ideoita miten O365:n omaksumista ja hyödyntämistä voi edistää, jotta organisaatio saa täyden hyödyn O365-investoinnista.
Koontinäytöltä poraudutaan tarkemmalle tasolle eli taustalla oleviin noin 25 erilaiseen raporttiin. Ennalta laadittuja raportteja ja koontinäyttöä voi mukauttaa ja niitä voi luoda itse lisää.
Sisältöpaketti kuvaa O365 -käyttöä useista eri näkökulmista, kuten
- Adoption (omaksuminen),
- Communication (kommunikaatio, viestintä),
- Collaboration (kollaboraatio, yhteistyö),
- Activation (aktivoidut tuotelisenssit),
- Access from anywhere (käytetyt asiakasohjelmistot ja laitealustat) ja
- Storage Use (tilankäyttö).
Paketissa on mukana yleisimmät tuotteet (O365, Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype ja Yammer) eli moni uudempi O365-palvelu puuttuvat vielä, kuten O365 Groups, Teams, Planner, Delve, Sway tai Office 365 Video.
Esimerkiksi meillä Onsightissa on siirrytty sisäisessä käytössä Yammerista Teamsiin, mutta Teamsin käyttöstatistiikka puuttuu vielä paketista. Toivotaanpa siis, että myös uudet O365-välineet tulevat myöhemmin kokonaisuuteen mukaan.
Sisältöpaketin aktivointi käyttöön
Sisältöpaketti aktivoidaan käyttöön O365 Admin Centeristä, jonka jälkeen datan kokoaminen ja paketin muodostaminen voivat viedä aikaa puolesta tunnista muutamiin tunteihin. Julkistuksen yhteydessä kannattaa varautua ruuhkaan, sillä syyskuussa käynnistynyt pienemmälle kohderyhmälle suunnattu esi- eli preview-versio herätti huomattavaa kiinnostusta ja lopulta vain harvat halukkaista organisaatioista saivat sen käyttöönsä.
Office 365 Tenant Administrator (global administrator, Exhange administrator, Skype for Business administrator, SharePoint administrator) voi aktivoida paketin käyttöön ja ohje aktivointiin löytyy täältä.
Sisältöpaketti on ilmainen ja sen saa käyttöön ilmaisella Power BI -tunnuksella, mutta koontinäyttöjen jakaminen edellyttää Pro-tunnuksen sekä itse jakajalta että heiltä, joille sisältöä jaetaan. Huomaa myös, että vain se käyttäjä, joka alunperin aktivoi paketin käyttöön, pyltyy mukauttamaan koontinäyttöä ja luomaan uusia raportteja tai koontinäyttöjä.
Sisältöpaketin näkökulmat
Adoption
Adoption (omaksuminen) -visualisonnit kertovat mm. käyttäjien määristä ja niiden kehityksestä tuotteittain.
Koontinäytön (Dashboard) osa
Communication
Communication (kommunikaatio, viestintä) -visualisoinnit havainnollistavat viestintävälineiden käyttöä (e-mail, Skype for Business, Yammer).
Koontinäytön osa
Collaboration
Collaboration (kollaboraatio, yhteistyö) -visualisoinnit näyttävät SharePointin ja OneDrive for Busineksen käytön.
Koontinäytön osa
Activation
Activation (aktivoidut lisenssit) -tyyppiset visualisoinnit kertovat eri lisenssien aktivoinneista, kuten Office 365 Pro Plus, Visio tai Project.
Koontinäytön osa
Access from anywhere
Access from anywhere -visualisoinnit näyttävät millä asiakasohjelmistoilla ja laitteilla tuotteita käytetään.
Access from anywhere -nimisen raportin osa
Storage Use
Storage Use (tilankäyttö) -visualisonnit kuvaavat Exchangen, OneDriven ja SharePoint-sivustojen tilankäyttöä.
Storage-nimisen raportin osa
Raportit
Koontinäytön visualisointeja napsauttamalla pääsee niitä vastaaviin raportteihin, joita on noin 25 kappaletta. Niitä voi sekä muokata että luoda itse lisää.
Raportteja voi tyypillisesti tarkastella tuotteittain, osastoittain ja toimipaikoittain ja niistä näkee myös ketkä ovat aktiivisimpia sähköpostin, Skypen, Yammerin, OneDriven tai SharePointin käyttäjiä. Voisiko heitä myös hyödyntää muiden käyttäjien omaksumisen edistämisessä omilla osastoillaan tai toimipaikoissaan?
Mikäli koontinäyttöjä jaetaan laajemmalla jakelulla, sisältöpaketin sisällön saa määritettyä sellaiseksi, ettei yksittäisiä käyttäjiä pysty tunnistamaan.
Todennäköisesti kiinnostavaa on myös nähdä miten paljon Skypeä on käytetty eri rooleissa (organizer, participant) ja mitä sen ominaisuuksista hyödynnetty, kuten sovellusten jakaminen, ääni ja kuva tai pikaviestit.
Löydät lisätietoja raporttien käyttämisestä täältä.
Vinkki: Voit aloittaa omien raporttien luonnin Datasets (Tietojoukot) -välilehdeltä.
Datan päivittyminen
Data on määritetty päivittyväksi viikoittain ja päivitystaajuutta voi muuttaa Schedule Refresh -toiminnolla.
Pääsääntöisesti raporteissa näytetään tietoja 12 kuukauden ajalta, mutta joissakin visualisoinneissa voi aluksi näkyä lyhyempi aikajakso. Kun kaikista O365-tuotteista on kertynyt riittävän pitkältä aikajaksolta dataa, kaikissa visualisoinneissa tulee näkymään data 12 kuukauden aikajaksolta
Koontinäyttöjen jakaminen
Koontinäytön pyltyy jakamaan henkilöille, joilla on Power BI Pro -lisenssi. Toukokuun ajan koontinäyttöjä voi jakaa vielä ilmaiskäyttäjille ennen kuin Power BI:n lisenssiuudistus astuu voimaan kesäkuun 1. päivänä. Tällöin ilmaiskäyttäjille annetaan vielä mahdollisuus saada Pro-lisenssi vuodeksi maksuttomasti.
Koontinäytöillä on käytössä Power BI:n Q & A -ominaisuus, jolla voi tehdä datasta kysymyksiä, joskin kysyminen edellyttää hieman salapoliisityötä paketissa käytetyistä termeistä johtuen.
Aktivoidako vaiko eikö aktivoida?
Veikkaisin, että monen O365:sta käyttävän organisaation ylläpitäjät aktivoivat paketin käyttöön, sillä sen avulla voi helposti tehdä havaintoja, nähdä trendejä ja tarkastella välineiden omaksumista useista eri näkökulmista.
Julkisia huhuja on jo, että sisältöpakettiin olisi tulossa myös muita palveluita mukaan (esim. O365 Groups) ja että paketti tulisi saataville Microsoft Download Centeristä myös .pbit -tiedostona, jolloin sitä voisi muokata ja käsitellä myös Power BI Desktopissa.
[EDIT: .pbit -malli tuli heti saataville ja sen voi ladata tästä. Ohje mallin käyttöönottoon löytyy Customize the Office 365 Adoption content pack -artikkelista.]
Lisätietoja
Julkistusuutinen: https://blogs.office.com/2017/05/22/announcing-the-public-preview-of-the-office-365-adoption-content-pack-in-powerbi/
Aiheeseen liittyvä Tech Community -keskusteluryhmä: https://techcommunity.microsoft.com/t5/Office-365-Adoption-Content-Pack/bd-p/PowerBIAdoptionContentPack
Office 365 Adoption Content Pack: https://support.office.com/en-us/article/Office-365-Adoption-content-pack-77ff780d-ab19-4553-adea-09cb65ad0f1f
Office 365 Adoption Content Pack Data Model: https://support.office.com/en-us/article/Office-365-adoption-content-pack-data-model-08c5307c-4a6b-4761-8410-a6c96725760f
Ohje sisältöpaketin visualisointien luontiin ja muokkaamiseen: https://support.office.com/en-us/article/Customize-the-Office-365-Adoption-content-pack-9b76065f-29b9-4b89-8059-c5f9db9ddbf6
Juttu on kirjoitettu myös Onsightin artikkeleihin.
HExcelligent.fi 