Power BI:n kirjanmerkkien (bookmarks) avulla raporttitiedostoon voi vihdoinkin toteuttaa käyttöliittymän sekä tarinan kerrontaa tukevia ominaisuuksia, jotka perustuvat muuhunkin kuin välilehdeltä toiselle siirtymiseen. Olen käyttänyt kirjanmerkkejä jo muutamissa asiakastöissä sekä parissa Vilahduksen visualisoinnissa, joten kokoan tähän juttuun omia havaintojani.

Kirjanmerkit Power BI:ssä

Yleensä kirjanmerkki ymmärretään sijainniksi, johon voi helposti siirtyä esimerkiksi linkkiä tai painiketta painamalla. Power BI:ssä kirjanmerkki on paljon enemmän, sillä siihen tallentuu sijainnin eli aktiivisen sivun lisäksi runsaasti muitakin tietoja:

• käytössä olevat suodatukset (filters)
  – visuaalinen taso (visual level filter), sivutaso (page level filter) ja raporttitaso (report level filter),
• osittajat (slicers)
  – lukuunottamatta kaupasta hankittuja mukautettuja osittajia, jotka eivät vielä toimi,
• visualisointien lajittelujärjestykset,
• visualisoinneista valitut porautumistasot (drill level), mikäli visualisointeihin on luotu hierarkioita,
• mitkä visualisoinnit ovat näkyvillä ja mitkä piilotettuina,
• visualisoinnin tila, jos visualisointi on avattuna ns. focus-tilaan koko näytölle,
• korotus (spotlight) -tila eli mikä visualisoinneista on korostettuna.

Jotta voit käyttää kirjanmerkkejä, sinulla pitää olla lokakuussa 2017 tai sen jälkeen julkistettu Power BI Desktop -versio. Koska kirjanmerkit ovat vasta esiversiovaiheessa, aktivoi ne ensin käyttöön Power BI Desktopin asetuksista komennolla Tiedosto > Asetukset ja vaihtoehdot > Asetukset > Esiversio-ominaisuudet > Kirjanmerkit (File > Options and Settings > Options > Preview features > Bookmarks) ja käynnistä tämän jälkeen Power BI Desktop uudelleen.

Varaudu, että esiominaisuudet voivat alkuvaiheessa olla epävakaita. Oman kokemukseni mukaan kirjanmerkkien käyttäminen kaataa ajoittain Power BI Desktopin, joten tiedosto kannattaa tallentaa usein. Yleensä kaatumista on edeltänyt ohjelman huomattava hidastuminen. Satunnaisesta kaatumisesta huolimatta kirjanmerkit vaikuttavat toimivan ongelmitta ja epävakaus toivottavasti korjaantuu pian tulevissa Desktop-versioissa.

Kirjanmerkin luonti

Voit lukea kirjanmerkeistä tarkempia yksityiskohtia täältä. Lyhyesti kuvattuna toimintaperiaate on seuraava:

1. Tuo esiin kirjanmerkkiruutu komennolla  Näytä > Kirjanmerkkien ruutu (View > Bookmarks Pane). Mikäli haluat myös piilottaa visualisointeja, tuo esiin Valinnan ruutu (Selection Pane).
2. Kun haluat luoda uuden kirjanmerkin:
3. • määritä sivulle suodatukset, osittajat, lajittelujärjestykset sekä näkyvillä olevat visualisoinnit sulkemalla tai avaamalla Valinnan ruudussa olevia silmiä, jne.
   • Tallenna muodostunut kirjanmerkki kirjanmerkkipaneelissa olevalla Lisää (Add) -painikkeella ja anna sille kuvaava nimi kirjanmerkissä olevan kolmen pisteen painikkeen kautta.

Kun olet luonut useita kirjanmerkkejä, voit testata niiden toimintaa napsauttamalla kutakin kirjanmerkkipaneelissa olevaa kirjanmerkkiä.

Kirjanmerkin muokkaaminen

1. Napsauta eli valitse ensin ruudusta muokattava kirjanmerkki.
2. Tee sivulle ja visualisointeihin haluamasi muutokset.
3. Valitse tämän jälkeen kirjanmerkin kolmen pisteen valikoista komento Update (Päivitä).

Kirjanmerkin aktivointi painikkeella

Sen sijaan, että kirjanmerkkejä aktivoidaan kirjanmerkkiruudun avulla, niitä voi aktivoida myös painikkeen kaltaisen kuvan tai muodon avulla. Koska Power BI:n muotoja on kovin vähän, painike pitää yleensä toteuttaa kuvana ja lisätä kuva sivulle. Kun kuva on lisätty sivulle, sen voi muotoilla linkiksi ja määrittää, mikä kirjanmerkki aktivoituu kuvaa napsauttamalla.

Painiketta voi testata Power BI Desktopissa pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa napsautettaessa. Selaimella ja mobiiliappseissa pelkkä napsautus riittää.

Voit käydä kokeilemassa painikkeiden toimintaa esimerkiksi seuraavissa laatimissani visualisoinneissa

• Microsoft BI & Power BI User Group Finland -visualisoinnissa oikeassa yläkulmassa olevat painikkeet aktivoivat kirjanmerkkejä, jotka sisältävät kunkin raporttisivun sellaisenaan. Kirjanmerkkeihin ei ole tallennettu suodatuksia tai muita aiemmin mainittuja ominaisuuksia.
• Metroaikataulu ja asemat -visualisoinnissa  Nykyiset asemat/Kaikki asemat -on toteutettu yhtenä sivuna, johon on tallennettu kaksi eri kirjanmerkkiä. Toisessa kirjanmerkissä näytetään kaikki asemat ja toiseen on puolestaan suodatettu vain nykyiset metroasemat. Lisäksi kirjanmerkeissä on tiedot mitkä otsikkotekstit ja painikkeet näytetään ja mitkä ovat piilossa. Käytännössä otsikot ja painikkeet on piirretty päällekkäin ja niistä näytetään kussakin kirjanmerkissä vain toinen.

Tarinat Power BI:ssä

Kun olet tehnyt raporttitiedostoon kirjanmerkkejä ja järjestänyt ne hiirellä vetämällä kirjanmerkkiruudussa haluttuun järjestykseen, voit käydä kirjanmerkkien mukaisen tarinan järjestyksessä läpi valitsemalla kirjanmerkkien ruudusta Näytä (View) -painikkeen.

Näytön alaosaan ilmestyy palkki, jonka avulla voit selata kirjanmerkit läpi.

Power BI pilvipalavelussa vastaava toiminnallisuus löytyy Näytä (View) -valikon kautta.

Tarinat eivät toimi julkisesti jaetuissa raporteissa.

Toiveita Microsoftille

Toivottavasti kirjanmerkkeihin tulisi mahdollisimman pian seuraavia toimintoja sekä mahdollisuuksia:

• sisäänrakennettuja painikevaihtoehtoja, jottei niitä tarvitse luoda erillisinä kuvatiedostoina,
• selkeämpi visualisointien nimeämismahdollisuus, jotta ne saa erottumaan valintaruudussa toisistaan (tällä hetkellä nimi perustuu visualisoinnin otsikkoon, joka pitää käydä kirjoittamassa ja ottamassa pois käytöstä sellaisille visualisoinneille, joille ei halua näyttää otsikoita),
• mahdollisuus määrittää painikkeeseen mikä tahansa ulkoinen linkki (tällä hetkellä vaihtoehtoina on vain kirjanmerkki ja takaisin paluu eli back),
• mahdollisuus luoda nimettyjä kirjanmerkkikokonaisuuksia, jotta tiedostoon voi tallentaa useita eri ”tarinoita”,
• loppukäyttäjille mahdollisuus tallentaa omia tarinoita myös Power BI -pilvipalvelussa,
• mahdollisuus käydä tarina läpi myös julkisesti jaetussa raportissa (publish to web),
• mahdollisuus tallentaa kirjanmerkkiin ns. cross-filter (ristiinsuodatus) -tilanne. Tällä hetkellä kirjanmerkkiin tallentuu vain suodatus tai ositus, muttei tilannetta, jossa esimerkiksi olisi napsautettu tiettyä kaavion pylvästä.
• mahdollisuus määrittää useampi kuin yksi spotlight (korostus) -visualisointi,
• mahdollisuus yhdistää spotlight-tyyppiseen korostukseen helposti toteutettu visualisoinnin zoomaus kookkaammaksi muiden päälle, ettei tarvitse luoda erillistä isompaa visualisointia, joka tuodaan tietyssä tilanteessa esiin ja korostetaan,
• ylä-, ala- tai sivutunniste -tyyppinen alue, johon voi rakentaa navigaation ja näyttää sen halutuilla sivuilla.