Excel-raporttityökirjat ovat perinteisesti olleet erilaisista luetteloista ja VLOOKUP-funktioista muodostuvia kokonaisuuksia, joiden päivitys on ollut hidasta ja joiden tiedostokoko on saattanut kasvaa huimaksi.

… ja arkisuomeksi: työkirjat ovat usein järkyttäviä erilaisten laskentataulukoiden ja luetteloiden ja linkkien ja VLOOKUPpien ja kesätyöntekijöiden tai vähintään 10 vuotta sitten talosta lähteneiden laatimia makroja sisältäviä sekasotkuja joihin kukaan ei uskalla tehdä muutoksia jotta rakennelma ei luhistu … ja mitään ei ole dokumentoitu #@&%!  … nyt saa hengittää …

Tiesitkö, että VLOOKUPin kunniaksi on järjestetty jopa VLOOKUP-viikkoja, jolloin Excel-nörtit ympäri maailmaa ovat rakentaneet funktiolla mitä kekseliäämpiä toteutuksia ja julkaisseet YouTubeen VLOOKUP -videoita ja artikkeleita. Mutta älä huolestu vaikket osaisi käyttää tätä Excelin yleisimmin käytettyä funktiota. Et ehkä enää edes tarvitse sitä … lukuunottamatta tiettyjä tilanteita …

Miksi VLOOKUP

VLOOKUP on ollut tarpeen, sillä perinteisesti Excelissä tiedot on pitänyt koota yhteen luetteloon, jotta luettelosta on voinut tehdä yhteenvetoja, kuten pivot-taulukoita tai välisummia.

Muttei enää?!

Jos sinulla on Excel 2013 -versio, voit ryhtyä käyttämään Excelin tietomallia, johon voit helposti lisätä useita tauluja ja tehdä useista taukoista yhtenäisiä kokonaisuuksia määrittämällä taulujen välille yhteydet. Ja ihan ilman VLOOKUPpia!

Excel 2013 tietomalli lyhyesti

Excel 2013 –versiossa voit huomata useissakin eri ikkunoissa vaihtoehdon Lisää tietomalliin (Add to Data Model), jonka avulla voit lisätä luetteloita tietomalliin. Vaihtoehto on tarjolla mm. pivot-taulukon luonnin yhteydessä sekä erilaisissa tietojen tuonti-ikkunoissa.

 

Tietomalliin lisättävät luettelot on ensin syytä muuntaa ns. taulukoiksia (tables) ja nimetä kuvaavasti. Tiedon tuonnin yhteydessä Excel tekee yleensä puolestasi automaattisesti myös taulukoksi muuntamisen.

 

Kun olet lisännyt haluamasi taulut tietomalliin, taulujen välille pitää luoda yhteydet. Jotta yhteyksien luonti on mahdollista, molemmissa tauluissa pitää olla yhdistävä sarake, kuten tuoteryhmän tunnus. Yhdistävän tiedon pitää sisältää toisessa luettelossa vain uniikkeja arvoja, aivan kuten VLOOKUP-funktion käytön yhteydessäkin. Esimerkiksi kunkin tuoteryhmän ID-tunnuksen tulee olla Tuoteryhmät-taulussa vain kerran.

 

Pivot-taulukkoa luodessasi voit valita pivot-taulukon kenttäluettelosta, että haluat näyttää kenttäluettelossa lisää taulukoita.

 

Ja voit valita pivot-taulukoihin kenttiä useista tauluista.

 

Power Pivot

Edellä kuvattu on kuitenkin vain pintasipaisu kaikista uusista mahdollisuuksista. Jos käytössäsi on Excel 2013 Professional Plus tai Office 365 ProPlus tai ns. Excel 2013 Standalone –versio, voit aktivoida käyttöösi Power Pivotin, jolloin pääset myös tarkastelemaan ja muokkaamaan tietomallia. Aktivointiohjeet löytyvät täältä.

Power Pivot tarjoaa täysin uuden maailman ja mahdollisuudet Excelin raportointikäyttöön.  Se tuo mukanaan mm. runsaasti Time Intelligence –functioita kuten YTD, SAMEPERIODLASTYER. Kun aktivoit Power Pivotin et enää tarvitse edellä kuvattuja tapoja taulukoiden lisäämiseksi, vaan todennäköisesti käytät mieluiten PowerPivot-välilehdellä olevaa Lisää tietomalliin (Add to Data Model) –komentoa ja luot yhteyksiä siirtymällä PowerPivot-ikkunan puolelle Hallinta (Manage) –painikkeella.

 

Power Pivotin käyttö on kokonaisen blogijuttusarjan arvoinen asia. Alkajaisiksi voit tutustua esimerkiksi Microsoftin ohjeartikkeleihin. (Ja jos ihmettelet, niin Power Pivotin nimi on virallisesti Power Pivot, vaikka Excelissä lukee edelleen PowerPivot.)

Ratkaiseeko tietomalli sekavien työkirjojen ongelman?

Käyttämällä Power Pivotin tietomallia ja laskennallisia mittareita, toteuttamalla tietojen muokkauksen makrojen sijaan Power Queryllä ja tuottamalla raportit pivot-taulukoina sekä Power View –kaavioina, saat käyttöösi loistavan self-service BI-välineen, jolla on mahdollisuus päästä eroon vanhoista sekasotkuista ja toteuttaa määrämuotoisempia ja selkeämpiä raportointikokonaisuuksia.

… ja arkisuomeksi: kyse on tosi kovasta jutusta, jota sinun ei kannata missata. Aloita tutustuminen ASAP! Ettei käy kuten eräässäkin yrityksessä oli käynyt tavallisten vuodesta 1993 Excelissä olleiden pivot-taulukoiden kanssa: ”Heidi, kerro nyt ihan suoraan, ollaanko me ainoa yritys Suomessa, joka on tässä nevahööd pivot-taulukko -tilanteessa? Osaavatko kaikki muut tämän jo? Ja ainoastaan me ei ole ymmärretty ottaa selvää?”

PS: Ja tätä mieltä on Excelin virallinen helppi:

 

Sama juttu on julkaistu aiemmin Onsightin blogissa: http://www.onsight.fi/vlookup-unholaan-ja-tietomalli-tilalle/