Tämänpäiväinen Hesarin Aivoissamme on juuri nyt ruuhkaa -artikkeli on niin totta! Kerronpa konkreettisen esimerkin siitä, miten paljon aikaa säästyy, kun työhön saa keskittyä, fokus säilyy ja tietää mitä tekee. Tämä tarina on tosi, vaikka sadulta kuulostaakin.

Työ edistyy keskittyneenä

Toteutan tällä hetkellä erästä Excel-laskentamallia yhdessä asiakkaan kontrollerin kanssa. Istumme muutamana päivänä viikossa neukkarissa poissa avokonttorista suunnitellen ja toteuttaen mallia. Minä tunnen välineet, kontrolleri datan sisällön ja mallin vaatimukset. Asiakas on priorisoinut mallin valmistumisen ykköseksi, joten kontrolleri on saanut luvan irrottautua muista töistään ja tehdä sähköposti ja puhelin suljettuna vain tätä yhtä hommaa sille varattuina päivinä. Rauhassa, ilman muita palavereita.

Olemme nyt käyttäneet 8 tiivistä yhteistä päivää ja malli on lähes valmis. Toki kontrolleri on tehnyt erilaisia taustatöitä myös kimppasessioidemme välissä, joten kokonaistyöaika on pidempi. Työn aloituksesta on nyt jouluineen yli kuukausi. Työparini fiiliksiä: ”Onpa luksusta, kun saan keskittyä tähän yhteen asiaan!”

Mistä päästäänkin tarinan realistisempaan osuuteen, johon varmasti vaikuttaa muutkin seikat kuin se, että asioita on yritetty hoitaa muun työsilpun ohessa.

Mistä tarina alkoi …

Eräs toinen asiakkaan kontrolleri oli käyttänyt saman mallin tekemiseen yli vuoden muiden töidensä ohessa, muttei koskaan saanut mallia toimimaan. Minkä jälkeen useat eri henkilöt (IT ja BI-yksiköstä lähtien) yrittivät korjata mallia muiden töidensä ohessa, mutteivat onnistuneet. Ja aikaa kului yhteensä … … lähes kaksi vuotta. Lopulta päättivät aloittaa alusta.

PS.

Tässä projektissa myös välinevalinnat sekä keskittymisen mukanaan tuoma luovuus vaikuttivat työn edistymiseen merkittävästi. Toimimaton toteutus sisälsi lopulta 7 erilaista Access-tietokantaa ja pari todella mutkikasta Exceliä, joiden toimintaa ja datan kulkua oli lähes mahdotonta seurata. Lopputulos oli erittäin mutkikas Access-kyselyiden ja kymmenien taulujen, Excel-työkirjojen ja niiden välisten VLOOKUPpien ja VBA-makrojen viidakko.

Uusi ratkaisu koostuu muutamista csv-tiedostoista, kahdesta Excelistä Power Pivot-tietomalleineen ja useista luovista ja jopa nerokkaista Power Query -muunnoskyselyistä. Mallia on erittäin helppo ylläpitää, sillä yhtään VBA-makroa ei ole tarvittu, joita niitäkin oli aiemmassa toteutuksessa kymmenittäin ja koodia satoja ellei tuhansia rivejä.