[Edit 07/2015: Tämä artikkeli on vanhentunut, sillä Microsoft on julkistanut uuden Power BI 2.0 version, joka ei enää perustu Excelin Power -työkaluihin. Lisätietoja: https://hexcelligent.fi/power-bi/]

Samanaikaisesti kun Power BI for Office 365 pilvipalvelu täytti helmikuun alussa vuoden, sen hinta puolittui, mikä tulee varmasti vaikuttamaan kiinnostukseen. Aiempi hinnoittelumalli oli monille käyttöönottoa suunnitteleville liian rouhea eikä vähiten siitä syystä, että tuote on vasta viimeisen vuoden aikana kehittynyt sille tasolle, että siitä on tullut varteenotettava vaihtoehto muiden ratkaisuiden rinnalle.

Microsoft ilmoitti samanaikaisesti julkistavansa tuotteesta myös ilmaisen Power BI -version, joten tietous, osaaminen ja kiinnostus tulevat takuulla kasvamaan. Palvelulla on siis tulevaisuus. Peukku Microsoftille siitä, että se lisää tarjontaa self-service analysointiin ja visualisointiin Tableaun ja QlikView/Sensen ilmaisversioiden rinnalle.

Silmäilin vuoden takaista artikkeliani Power BI on pilvessä – mitä on Excelissä ja SharePointin on-premises versiossa, ajalta jolloin Power BI oli vasta tulossa ja jossa vertailin Power BI –sateenvarjon alle kuuluvien tuotteiden käytettävyyttä eri ympäristöissä. Artikkelin ominaisuustaulukot näyttävät olevan edelleen ajan tasalla. Tosin Yhdysvaltojen markkinoilla on nyt jo uusi Power BI Preview –esiversio testattavana iOS Appseineen. Muualle maailmaan esiversiota on lupailtu kevään aikana. Sinäkin voit rekisteröityä esiversion suomalaiseksi odottajaksi täältä. Ties vaikka nopeuttaisit saatavuutta meidän pienellä kielialueellamme.

Excel ei ole enää vain Excel

Tai Rui Romanon sanoin: ”20+ years old Excel is now a completely new Beast”.

Mutta luodaanpa vielä lyhyt silmäys, mistä oikein on kysymys.

Power BI tarjoaa pienemmällekin yritykselle tai ison organisaation tiimeille ja yksiköille liiketoimintatiedon analysointi- ja visualisointityökaluja helposti tutussa Excelissä käytettäväksi. Ideana on se, että helppokäyttöisten välineiden avulla raporttien tuottaminen on mahdollista myös ilman IT- tai BI-asiantuntijoita. Toki tarvitaan hieman syvällisempää perehtyneisyyttä Exceliin kuin ihan tavalliselta vain SUMMA-painiketta painavalta peruskäyttäjältä, joten raporttien laatiminen soveltuu mainiosti esimerkiksi taloushallinnolle, kontrollereille, analyytikoille, projektipäälliköille, kehityspäälliköille, insinööreille jne. Sen sijaan raportteja voi vuorovaikutteisesti tutkia ja analysoida ihan kuka tahansa ilman Excel-osaamista ja parhaimmillaan jopa selaimella tai tabletilla ilman Exceliä.

Power BI:n avulla lukuja saa tutkittavaksi mahdollisimman nopeasti erilaisissa ad-hoc –tilanteissa ja eri tietojärjestelmien syövereistä. Tämän viikon analyysitarpeet voivat olla vanhentuneita jo ensi viikolla eikä raportteja ole aikaa odotella vaan niihin tarvitaan muutoksia heti eikä huomenna.

Analyysien ja raporttien luonti tapahtuu tällä hetkellä seuraavien Excelin apuohjelmien avulla:

Power Query

on helppokäyttöinen väline, jolla Exceliin voi ladata ja muokata tietoa erilaisista tietolähteistä, kuten muista Exceleistä, tekstitiedostoista, tietokannoista, netistä, SalesForcesta, SAPista, SharePointista, jne. Tietolähteitä on runsaasti ja Microsoft kehittää rajapintoja kaiken aikaa lisää.

Power Pivot

mahdollistaa huomattavan suurten aineistojen käsittelyn ja sen avulla eri tietolähteistä noudetut tiedot voi Excelissä yhdistää helposti yhdeksi kokonaisuudeksi. Kokonaisuutta kutsutaan tietomalliksi ja tietomallissa esimerkiksi netistä noudetut tilastotiedot voi yhdistää omaan myyntidataan ja peilata myyntejä vaikkapa Suomen eri kunnissa väestömääriin suhteutettuna.

Pivot-taulukoiden ja –kaavioiden sekä Power View –kaavioiden

avulla voi tutkia vuorovaikutteisesti ja havainnollisesti tietomallin dataa. Tietoihin porautumisen avulla on mahdollista löytää syitä ja seurauksia ja tulosten perusteella kehittää liiketoimintaa ja muuttaa tarvittaessa toimintatapoja. Esimerkkinä vaikkapa eräs työterveyspalveluita tarjoava yritys, joka havaitsi vasta visualisointien avulla, että tietyssä toimipisteessä tietyn vamman sairaslomapäivien määrä oli pitkään ollut keskimäärin huomattavasti vähäisempi kuin muualla Suomessa. Havainnon jälkeen samat hoitomenetelmät otettiin käyttöön myös muualla Suomessa ja säästettiin merkittävästi asiakkaan rahaa.

Edellä kuvatut työkalut ovat käytössä ilman Power BI for Office 365 –lisenssiä Excel 2013:ssa, kunhan Excelistä on yrityskäyttöön tarkoitettu volyymilisenssi (Office 2013 Professional Plus tai Office 365 ProPlus, jotka edellyttävät vähintään 5 lisenssin hankinnan) tai olet hankkinut ns. Standalone-version, jonka hinta on noin 130 €.

Excelillä tuotettuja raportteja voi joko jakaa muille käyttäjille Excel-tiedostoina, tai niitä voi tallentaa SharePointin kirjastoihin olipa SharePoint omalla palvelimella tai pilvessä. Raporttien jakelu ja tarkastelu selaimella edellyttää joko SharePoint Enterprise –lisenssiä tai pilvestä hankittua SharePointin Online Plan 2:sta.

Mitä Power BI for Office 365 –pilvipalvelu tarjoaa?

Power BI for Office 365 –pilvipalvelu tarjoaa lisäksi seuraavia mahdollisuuksia, jotka eivät ole käytettävissä pelkässä Excelissä tai muissa SharePoint-ympäristöissä.

• Power BI –mobiilisovellukset, jotta raportteja voi tarkastella vuorovaikutteisesti erilaisissa mobiililaitteissa.
• Jopa 250 Mt kokoisten analyysityökirjojen tarkastelumahdollisuuden selaimella (muutoin maksimi on 10 Mt)
• Power Mapin maantieteellisen datan havainnointiin kolmiulotteisina animaatiotarinoina. Power Mapiin voi olemassa olevien karttojen lisäksi luoda omia mukautettuja karttoja, kuten pohjapiirroksia tms. Animaatiot ovat vuorovaikutteisia, joten niissä voi pysähtyä tutkimaan haluttuja lukuja tarkemmin. Videoksi muunnetussa versiossa ei ole enää vuorovaikutteista ominaisuutta. Latasin Power Queryllä avoimen Helsingin pysäköintirikedatan Power Pivotin tietomalliin ja tein pysäköintivirheistä Power Map –animaation. Visualisointi pääsi jopa Helsinki Region Infosharen sovellusgalleriaan.

• Raporttien jakeluun tarkoitetut BI-sivustot, jotka tarjoavat kirjastoihin tallennetuille raporteille monipuolisemman näkymän raportteihin. Raportteja voi esimerkiksi merkitä suosikeiksi jne.
• Power Query –kyselyiden jakamisen käyttäjien kesken, jotta hyödyllistä kerran luotua kyselyä voi helposti hyödyntää muissa raporteissa.
• Power Query –kyselyiden ajastetun päivityksen, jotta raportteja ei tarvitse käydä päivittämässä manuaalisesti.
• Yrityksen tietokantojen (kuten SQL Server) kytkemisen pilvipalvelussa käytettäväksi (Data Management Gateway).
• Ns. luonnollisella kielellä suoritettavat kyselyt, jotka näyttävät kyselyn perusteella tiedot visuaalisesti. Luonnollisen kielen kyselyt toimivat vain englanninkielisissä tietomalleissa, joten niistä on Suomessa hyötyä vain isoissa kansainvälisissä organisaatioissa. Kyselyt ovat selväkielisiä ja muotoa: ”Sales by Year by Salesperson” tai ”Profit by Product Category”.

Ja mitä on tulossa?

Uuden, jo aiemmin mainitun Preview –vaiheessa olevan maksullinen Power BI for Office 365 –tuotteen nimi tulee ilmeisesti muuttumaan Power BI Pro:ksi. Ja maksuttoman version nimeksi tulee nykyinen Power BI. Mielestäni erikoinen ratkaisu jo muutenkin hieman sekavaan Power BI -kuvioon. Vähemmän sekaannusta olisi aiheuttanut Power BI nimen jättäminen maksullisen version nimeksi ja uuden version nimeämisen vaikkapa tyyliin ”Power BI Light”. Lisätietoja muutoksesta voit lukea Microsoftin Power BI Transition -artikkelista. Artikkelista voit myös lukea, että Power BI irrotetaan omaksi tuotteekseen eikä se vaadi enää SharePoint Online -palvelua.

Sekä maksuttomassa että maksullisessa versiossa voi käyttää Excelin sijaan tai lisäksi Power BI Designeria, joka on tällä hetkellä vasta varhaisessa kehitysvaiheessa ja joka tulee sisältämään Power Queryn tuontiominaisuuksia, Power Pivotin mallinnusominaisuuksia ja Power View kaavioita. Jos olet käyttänyt välineitä Excelissä, pystyt vaivattomasti omaksumaan ne Power BI Designerissa tai päinvastoin.

Power BI Designer tulee olemaan Excelistä riippumaton ohjelma. Ilmeisesti kaikkein analyyttisimmat ominaisuudet ja mahdollisuudet tulevat kuitenkin edellyttämään edelleen Excelin eikä Excelin Power-apuohjelmien kehitystä ole suinkaan lopetettu. Power BI Designerissa on kuitenkin Exceliin verrattuna yksi etu puolellaan: sillä ei ole Excelin yhteensopivuusrajoituksia. Tästä syystä saatamme nähdä tulevaisuudessa Designerissä houkuttelevia uusia ominaisuuksia ja visualisointeja, joita Exceliin ei voida toteuttaa yhteensopivuutta menettämättä. Jos esiversio kiinnostaa, voit ladata sen kokeiltavaksi täältä.

[Edit: Power BI Designerin nimeksi tuli lopulta Power BI Desktop.]

Lisäksi

• uusia HTLM5-visualisointeja
• iOS Appsit
• ohjelmoitavuus kehittyy uusien API-rajapintojen myötä

Elämme siis mielenkiintoisia aikoja eikä tulevaisuuden näkymät suinkaan estä hankkimasta Power BI for Office 365:sta jo nyt. Päinvastoin.

Onsight auttaa

Ota yhteyttä, tulen mielelläni kertomaan lisää. Tarjolla on myös useita aiheeseen liittyviä avoimia koulutuksia, joita järjestämme Onsightissa räätälöityinä asiakaskohtaisesti.

Power BI katsauksessa (1 pv) saat hyvän käsityksen pilvipalvelun mahdollisuuksista. Katsaus soveltuu palvelusta kiinnostuneille, jotka eivät välttämättä itse toteuta raportteja, mutta joiden tulee tuntea palvelun mahdollisuudet sekä ominaisuudet, kuten esimerkiksi IT-projektipäälliköt tai -ratkaisumyyjät.

Excel Power Pivot ja Power View tutuksi (1 pv) sopii johdantokurssiksi henkilöille, jotka ryhtyvät toteuttamaan itse raportteja ja hallitsevat hyvin Excelin perusteet, kuten tavalliset pivot-taulukot.

Power Query – tiedon lataaminen Exceliin (1 pv) -kurssilla perehdytään monipuolisesti välineen erilaisiin käyttötilanteisiin tiedon etsimisessä, tuonnissa ja muokkauksessa. Koulutus soveltuu kenelle tahansa, jonka pitää tuoda ja muokata joko Exceliin tai Power Pivotiin tuotavia tietoja. Koulutukseen kannattaa osallistua, jos omaan työhön liittyy tiedon muokkausta ja muuntamista, sillä välineen avulla voi jatkossa säästää huimasti aikaa, vaikkei tarvitsisi muita Power-välineitä.

Microsoft Self-Service BI Workshopissa (2 pv) keskitytään Power Pivot -tietomallin luontiin ja raporttien toteutukseen. Koulutus soveltuu kontrollereille ja analyytikoille sekä IT- ja BI-ammattilaisille, jotka tukevat liiketoiminnan raportointia tai toteuttavat itse raportointikokonaisuuksia.

Juttu on aiemmin julkaistu Onsightin blogissa.