Käytätkö Excel 2016 -versiota, joka on hankittu Office 365 -lisenssillä? Tuotko Exceliin dataa?

Jos vastasit myöntävästi ja jos organisaatiossasi otetaan käyttöön 0365-päivitykset varhain, Excelin Data (Tiedot) -välilehden tuontikomennot muuttuivat tällä viikolla. Työpaikkasi keskitetyistä 0365-päivitysasetuksista riippuen uudistukset päivittyvät työasemaasi joko kerran kuukaudessa tai neljän kuukauden välein.

Mikä on muuttunut?

Viimeisimmän 0365-päivityksen yhteydessä Excelin Data (Tiedot) -välilehdeltä on piilotettu suuri määrä vanhoja tiedon tuontikomentoja. Valintanauhassa näytetään enää vain uudet Get & Transform (Hae ja muunna tietoja) -toiminnot, joita on kutsuttu myös Power Queryksi. Komennot muistuttavat vanhoja (kuten From Web), mutta ne käynnistävätkin uuden kyselyeditorin eli toiminnallisuus niiden taustalla on muuttunut täysin.

Muutoksella pyritään ohjaamaan käyttäjiä monipuolisempien tuontimahdollisuuksien pariin, joskin tavalliselle Excelin peruskäyttäjälle, joka on oppinut tuomaan tekstitiedoston kolmivaiheisen ohjauksen avulla, saattaa uuden kyselyeditorin käynnistyminen olla ikävä yllätys. Peruskäyttäjät voivat halutessaan palauttaa takaisin vanhoja komentoja File > Options > Data (Tiedosto > Asetukset > Tiedot) -ikkunasta.

Itse suosittelen lämpimästi totuttelemaan uusiin toimintoihin, sillä ne ovat huomattavasti kehittyneempiä, monipuolisempia ja tarjoavat enemmän mahdollisuuksia sekä tietolähteitä.

Jos aiemmin valitsit komennon Data > From Text (Tiedot > Tekstistä), jolloin Excel käynnisti 3-vaiheisen ohjatun toiminnon, Excelissä on nyt tilalla komento Data > From Text/CSV  (Tiedot > Tekstistä tai CSV:stä), joka käynnistää uuden kyselyeditorin.

Kyselyeditorin pikaohje

1. Valitse Data (Tiedot) -välilehdeltä Get & Transform (Hae ja muunna tietoja) -ryhmästä haluamasi tietolähde.
2. Jotkut tietolähteet tarvitsevat käyttäjätunnuksen ja salasanan, joten syötä ne pyydettäessä. Valitse myös muut tietolähderiippuvaiset tiedot, kuten mitkä tietokannan taulut haluat ladata tai minkä Excel-tiedoston taulukon haluat tuoda.
3. Kun olet tehnyt tarpeelliset valinnat, käynnistä kyselyeditori komennolla Edit (Muokkaa) -painikkeella. Älä lataa tietoja suoraan vaihtoehdolla Load (Lataa), sillä yleensä sinun pitää tehdä joitakin toimenpiteitä datalle ennen latausta, kuten määrittää sarakkeiden tietotyypit (numero, päiväys, teksti, jne.).
4. Suorita kyselyeditorissa tarpeelliset toiminnot, joihin kuuluu yleensä vähintään:
   – turhien sarakkeiden poistaminen,
   – kunkin sarakkeen tietotyypin määrittäminen
   – turhien rivien suodattaminen pois,
   – otsikoista huolehtiminen sekä
   – muita datan muokkaustoimenpiteitä, joita kyselyeditorissa on sadoittain. Löydät edellä mainituista toimenpiteistä lisäohjeita lukemalla jutun loppuun. Kyselyeditorin ideana on, että suorittamasi toimenpiteet nauhoittuvat vaiheina (step) ja näkyvät kyselyeditorin Query Settings (Kyselyasetukset) -paneelissa.
5. Anna kyselylle järkevä nimi, joka sopii myös tulokseksi muodostuvan taulukon (table) tulostaulukon nimeksi. Nimi kirjoitetaan oikealla näkyvään Query Settings (Kyselyasetukset) -paneeliin, johon kyselyeditori on aina ehdottanut jotain nimeä.
6. Kun olet muokannut datan sopivaan muotoon, lataa se Exceliin komennolla Home > Close & Load (Aloitus > Sulje ja lataa).

Jos sinun pitää palata muokkaamaan kyselyä, avaa Excelin oikeaan reunaan kyselypaneeli Data > Queries & Connections (Tiedot > Kyselyt ja yhteydet) -painikkeella ja kaksoisnapsauta sitä kyselyä, jota haluat muokata.

Kyselyeditorin käyttöliittymä ja toimintaperiaate

Kysely ja erilaiset aineiston muokkaus- ja muunnosoperaatiot tehdään Query Editor (Kyselyeditori) -ikkunassa joko valintanauhan eri välilehdiltä tai sarakeotsikoiden päältä avautuvista pikavalikoista tai sarakeotsikoiden suodatusnuolten avulla. Kun teet operaatioita, ne muodostavat vaiheita (step) oikealla näkyvään ruutuun.

(A) Vasemmalla näkyvässä Queries (Kyselyt) -paneelissa näytetään kaikki Excel työkirjassa olevat kyselyt ja paneelin avulla voi siirtyä kyselystä toiseen sekä suorittaa kyselyille pikavalikoiden avulla erilaisia operaatioita.

(B) Editorin ”esikatselussa” näytetään vain muutamia satoja rivejä. Joskus tämä esikatselu muodostuu vanhasta välimuistissa olevasta datasta, jos olet muokkaamassa aiemmin luotua kyselyä. Jos epäilet, että esikatselu ei näytä sinulle ajan tasalla olevaa tietoa, voit päivittää esikatselun Refresh Preview (Päivitä esikatselu) -painikkeella.

(C) Jos haluat tarkastella tietyn solun sisällä olevaa merkkijonoa tarkemmin, saat alaosaan tarkasteluruudun valitsemalla solun. Voit kulkea tarkasteluruudussa nuolinäppäimillä, jos sinun pitää esimerkiksi tutkia onko merkkijonon alussa tai lopussa turhia välilyöntejä tai laskea merkkijonon merkkien lukumäärää.

(D) Oikealla Query Settings (Kyselyasetukset) paneelissa

(1) annetaan kyselylle nimi sekä kirjoitetaan lyhyt kuvaus (All Properties, Kaikki ominaisuudet)

(2) tarkastellaan, muokataan ja poistetaan kyselyn vaiheita (steps).

(E) Jokainen vaihe (step) on oikeasti funktio ja paneelista valitun vaiheen funktio näkyy kaavarivillä, jos olet tuonut kaavarivin esiin komennolla View > Formula bar (Näytä > Kaavarivi). Suosittelen ottamaan kaavarivin esiin, siitä on jatkossa hyötyä.

(F) Valmis muokattu aineisto ladataan Exceliin ja/tai Excelin Power Pivotiin Close & Load (Sulje ja lataa) -painikkeen vaihtoehdoilla. Joitakin kyselyitä ei ladata sellaisenaan lainkaan, vaan kyselyä on tarkoitus käyttää toisessa kyselyssä esimerkiksi tietojen yhdistämiseen. Tästä syystä painikkeen takaa löytyy myös vaihtoehto, jolla kysely ei lataudu, vaan luodaan pelkkä yhteys.

Ikävä ominaisuus Excelissä: Kun kyselyeditori on avoinna, et pääse siirtymään siihen Excel-työkirjaan, johon olet luomassa kyselyä. Jos haluat vierailla työkirjassa, editori-ikkuna pitää sulkea ja käynnistää uudelleen palataksesi takaisin.

Tyypillisimpiä kyselyn vaiheita

Otsikoista huolehtiminen

Jätä sarakeotsikot sellaisiksi kuin ne ovat tai vaihda ne kaksoisnapsauttamalla otsikkorivillä.

Jos otsikot eivät ole nousseet otsikkoriviksi kyselyeditorin harmaalle alueelle vaan näkyvät ensimmäisenä tietueena, voit nostaa ne otsikoiksi komennolla Home > Use first row as headers (Aloitus > Käytä ensimmäistä riviä otsikkoina).

Jos otsikoiden yläpuolelta pitää poistaa ylimääräisiä tyhjiä rivejä, käytä komentoa Home > Remove Rows > Remove Top Rows (Aloitus > Pienennä rivejä > Poista ylimmät rivit) ja syötä poistettavien rivein lukumäärä.

Sarakkeiden tietotyyppien määrittäminen

Yksi tärkeimmistä kyselyeditorin toimenpiteistä on sarakkeiden tietotyyppien määrittäminen, jotta luvut latautuvat Exceliin lukuina ja esimerkiksi päivämäärät päivämäärinä.

Valitse kunkin sarakkeen tietotyyppi napsauttamalla otsikon edessä olevaa symbolia. Älä jätä numeerisia tai päivämäärä-sarakkeita teksteiksi (ABC) tai määrittämättömiksi (ABC123).

Jos luvuissa on yhdysvaltalaisittain desimaalierottimena piste, valitse alimmainen Using Locale (Käytä aluekohtaisia asetuksia) -komento ja kerro minkä kansallisuuden mukaisia erottimia tiedoissa on käytetty:

Huomaa, että kyselyeditorissa määritetään vain tietotyyppi, muttei oteta kantaa tietojen muotoiluun. Muotoilut tehdään Excelissä tietojen lataamisen jälkeen.

Turhien sarakkeiden poistaminen

Poista turhat sarakkeet joko pikavalikon komennoilla tai käytä valintanauhassa olevia työkaluja.

Turhien rivien poistaminen

Suodatat rivejä kuten Excelissä eli käyttämällä sarakeotsikoissa olevia suodatusnuolia. Löydät rivien vähentämiseen liittyviä komentoja myös Home (Aloitus) -välilehdeltä.

Entä jos teet virheen?

Jos muodostat virheellisiä askeleita, voit poistaa niitä a edessä olevalla rastilla. Jos haluat muokata jotain vaihetta, napsauta joko vaiheen oikealla puolella näkyvää ratasta tai muokkaa kaavarivillä näkyvää kaavaa. Kaavarivi näkyy, jos olet tuonut sen esiin View > Formula Bar (Näytä > Kaavarivi) -komennolla.

Datan päivitys

Kun tietolähteen tiedot ovat muuttuneet ja haluat päivittää ne Excelissä, valitse yksi solu Exceliin tuodun alueen sisältä ja valitse pikavalikosta komento Refresh (Päivitä).

Excel-lisenssi

Voit varmistaa Excel-paketoinnin File > Account (Tiedosto > Tili) -komennolla ja tarkistamalla lukeeko tuotepaketin nimessä 365. Lisenssin lisäksi ohjelmistojen päivitystiheyteen vaikuttavat IT:n määrittämät päivitysasetukset.

Jos kiinnostuit kyselyeditorista enemmänkin, voit opiskella sitä lisää laatimastani kyselyoppaasta.