Edit 3.5.2017:

Tämä hinnoitteluartikkelini vanheni yllättäen parissa päivässä, sillä Microsoft julkisti uuden lisensointimallin. Artikkelia ei enää kannata lukea, sillä ilmaislisenssit muuttuvat täysin ja Power BI:hin on tulossa Q2/2017 aikana Premium-vaihtoehto, joka tulee muuttamaan merkittävästi hinnoittelua ja lisensointia. 

Lisätietoja löytyy Microsoftin sivuilta: https://powerbi.microsoft.com/en-us/power-bi-premium

Tuorein ja ajan tasalla oleva  hinnoittelujuttuni 14.10.2017: Power BI – hinnat ja lisenssit

*********************************************************************************************

Milloin tarvitaan maksullinen Power BI Pro -lisenssi ja kenelle se pitää hankkia?

Olen kouluttanut Power BI:tä sen alusta lähtien eli vuodesta 2015 ja pitänyt aiheesta kymmenittäin avoimia koulutuksia sekä sitäkin enemmän asiakaskohtaisesti räätälöityjä koulutuksia, luentoja ja tuotteen esittelytilaisuuksia. Edellä mainittu kysymys on esitetty jokaisessa tilaisuudessa ja aina se aiheuttaa runsaasti keskustelua ja lukuisia lisäkysymyksiä.

Usein hinnoittelu on ymmärretty väärin, vaikka Power BI –sivustolta löytyykin melko selkeä hinnoittelumalli. Joihinkin yrityksiin on hankittu jopa turhia lisenssejä eli raporttien kehittäjille Pro-lisenssit ja muiden on luultu selviävän ilmaiseksi. Kehittäjätkään eivät tarvitse Pro-lisenssejä, jos yhdelläkään käyttäjällä ei niitä ole. Jos raportissa on käytetty Pro-ominaisuuksia, myös kaikilla raportin katsojilla pitää olla Pro.

Olen vältellyt tämän jutun kirjoittamista, sillä aihetta on hankala valottaa muutamassa kappaleessa, mutta nyt viimein päätin ryhtyä toimeen. Jos luet jutun loppuun asti, tunnet hinnoittelun hyvin ja osaat paremmin arvioida mitä Power BI teillä maksaisi. Kerron jutun lopussa mitä tarkoittaa Power BI Embedded eli milloin loppukäyttäjille ei tarvita lisenssejä.

Kesällä 2017 tulee mahdolliseksi jakaa raportteja myös omalla palvelimella olevan SQL Server Reporting Servicesin kautta, jolloin ei käytetä  lainkaan pilveä eikä tarvita Pro-pilvilisenssejä. Tämä tuleva mahdollisuus on jo preview-vaiheessa, eli sitä voi testata. En ota tässä kantaa SQL Serverin kautta jakamiseen, vaan ainoastaan Pro-pilvilisenssiin.

Jotta ymmärrät hinnoittelun, sinun tulee tietää jotain myös tuotteesta. Siispä lue ensin johdannoksi: Power BI – kaikki mitä sinun tulee tietää aloittaaksesi.

Hintatarina alkakoon …

Ensinnäkin Power BI:tä voi käyttää joko ilmaiseksi tai käyttäjille tarvitaan Pro-lisenssit, joiden listahinta yrityksille on 8,40 € per käyttäjä per kuukausi, mikä on hyvin houkutteleva hinta moniin kilpaileviin tuotteisiin verrattuna. Julkishallinnon, oppilaitosten, yleishyödyllisten organisaatioiden tai suurten volyymiasiakkaiden Pro-lisenssien hinnoittelu ei ole julkista tietoa.

Jos organisaatiossa on Pro-käyttäjien lisäksi myös maksuttomia käyttäjiä, heille pitää varautua mahdollisesti tuottamaan erillisiä raportteja hieman eri tekniikoilla eli hieman kömpelömmin kuin Pro-käyttäjille.

Mutta mitä voi tehdä ilmaisella lisenssillä? Milloin pitää hankkia maksullinen Pro? Kenellä pitää olla Pro ja ketkä pärjäävät ilman? Riittääkö, että hankitaan Pro-lisenssi kymmenelle raporttien kehittäjälle ja pärjäävätkö muut ilmaisella?

Vastaukset riippuvat useista eri seikoista, kuten tietolähteistä, datan päivityssyklistä ja esimerkiksi siitä, mihin jaettavat tietojoukot ja raportit halutaan tallentaa. Viimeiseen kysymykseen vastaus on kuitenkin yksiselitteisesti ”ei”.

Ihan ensimmäiseksi toteaisin, että ilmainen Power BI soveltuu mainiosti tuotteen testaamiseen ja siihen tutustumiseen. Myöskin pieni yritys, osasto tai tiimi, yhdistys, yksittäinen analyytikko tai kontrolleri, avointa dataa tutkiva kotikäyttäjä tai opiskelija saattavat pärjätä mainiosti maksamatta senttiäkään. Erityisesti, jos raportteja on vähän eikä dataa tarvitse päivittää useita kertoja päivässä.

Kun kyseessä on suuri määrä usein päivitettäviä raportteja ja erilaiset raportointiprosessit halutaan automatisoida mahdollisimman fiksusti sekä välttää turhaa manuaalista työtä, tarvitaan pääsääntöisesti Pro-lisenssit sekä raporttien laatijoille että niiden käyttäjille.

Joissakin poikkeustapauksissa isompikin organisaatio pystyy tuottamaan osan koontinäytöistä (dashboards) ja raporteista (reports) käyttäjille, joilla ei ole lisenssiä. Tällöin pitää kuitenkin varautua kompromisseihin, manuaaliseen työhön ja joissakin tapauksissa ylimääräiseen ”kikkailemiseen” ja jopa rinnaikkaisraportteihin. Lisäksi raporttien kehittäjien pitää tuntea hyvin maksuttomat sekä maksulliset ominaisuudet.

Hinnoitteluperiaate

Power BI:ssähän luodaan Power BI Desktop -ohjelmalla tiedostoja, joita kutsutaan pilvipalveluun julkaisemisen jälkeen tietojoukoiksi (datasets). Kuhunkin tietojoukkoon voi liittyä useita erilaisia raportteja (reports), joissa kussakin on useita raporttisivuja. Yksittäisiä raportteja ei jaeta suoraan käyttäjille, vaan ensin niistä pitää tehdä koontinäyttöjä (dashboards) ja lopulta koontinäyttöjä jaetaan muille. Yhteen koontinäyttöön on voitu kiinnittää visualisointeja useista eri raporteista, eli useista eri tietojoukoista. Yhden raportin visualisointeja voi olla useissa koontinäytöissä.

Hinnoitteluperiaate on yksinkertainen, mutta se edellyttää edellä mainitun rakenteen ja jakoperiaatteen tuntemusta. Kukin yksittäinen käyttäjille jaettu kokonaisuus (esim. koontinäyttö, jonka taustalla on useita raportteja) voi olla joko täysin ilmainen tai sen katsominen edellyttää Pro-lisenssin kaikilta sen käyttäjiltä. Lisenssin tarve määräytyy sen perusteella mitä ominaisuuksia jaetun kokonaisuuden laatimisessa on käytetty.

Jos esimerkiksi jaetun koontinäytön taustalla olevassa yhdessä raportissa käytetään yhtäkin maksullista ominaisuutta, koko koontinäyttö muuttuu Pro-koontinäytöksi ja sitä voi katsoa vain Pro-lisenssillä. Kun koontinäytöltä poistetaan ne visualisoinnit, joiden taustalla on maksullista sisältöä, kokonaisuus muuttuu ilmaiseksi ja sitä voi käyttää ilmaisella tunnuksella. On siis vain ilmaisia ja maksullisia koontinäyttöjä, muttei mitään siltä väliltä. Maksullisen Pro-koontinäytön katsomiseen tarvitaan Pro-lisenssi.

Siinähän se tuli kerrottua moneen eri kertaan ja monilla eri sanoilla.

Käyn tässä jutussa esimerkkien avulla läpi kaikki ominaisuudet, jotka edellyttävät Pro-lisenssin. Ominaisuudet joita ei mainita, ovat siis ilmaisia.

Koska tuote kehittyy kaiken aikaa ja ominaisuudet voivat muuttua ja niitä on voinut tulla lisää tänäänkin, en voi taata, että kaikki jutun yksityiskohdat ovat ajan tasalla. Pyrin tarkistamaan tekstin kuukausittain, jos lisenssin vaativiin ominaisuuksiin on tullut muutoksia. Toivottavasti myös sinä kommentoit juttuani, mikäli huomaat vanhentunutta tai virheellistä tietoa.

Power BI Desktop on aina ilmainen

Power BI tiedostot eli tietomallit eli tietojoukot (datasets) raportteineen tehdään yleensä Power BI Desktop –ohjelmalla. Power BI Desktop on aina ilmainen ja sen voi asentaa mihin tahansa Windows-työasemaan. Sen avulla voi myös laatia ilmaiseksi raportteja mistä tahansa yli 70 tietolähteestä ja kuka tahansa voi avata näitä tehtyjä tiedostoja Power BI Desktopiin ilman lisenssiä.

Mutta: Power BI Desktop –sovellus ei ole tarkoitettu raporttien katseluun eli se on kehittäjän väline. Sen käyttöliittymä ei ole ihanteellinen eikä edes keskinkertainen raporttien katsomiseen ja käyttämiseen. Jos raportteja katsotaan PBI Desktopilla, kuka tahansa voi sotkea raporttimallin ja poistaa esimerkiksi kyselyitä, ladattuja tauluja tai visualisointeja vahingossa pikavalikon Delete-komennoilla.

Koska PBI Desktop on kehittäjän väline, siinä ei voi piilottaa mitään teknisiä osioita, eli käyttäjä saattaa vahingossa päätyä näkymään, missä näytetään taulut yhteyksineen. Mitään ei voi suojata vahingossa tapahtuvilta muutoksilta. Toki tiedosto voi sijaita paikassa, jossa käyttäjällä ei ole muutosten tallennusoikeutta.

PBI Desktopissa voi huoletta käyttää eri toiminnallisuuksia miettimättä maksullisuutta, sillä PBI Desktopissa on vain kaksi sellaista ominaisuutta, jotka aiheuttavat raportin maksullisuuden, kun raportti julkaistaan pilvipalveluun. Kyseiset ominaisuudet ovat Direct Query (Live Connection) ja rivitason käyttöoikeusroolit (RLS = row level security) ja niistä kerrotaan jutussa myöhemmin.

Power BI -palvelu (service)

Raportteja ei siis jaella käyttäjille tiedostoina PBI Desktopilla katsottavaksi, vaan ne julkaistaan Power BI –pilvipalveluun, missä niistä muodostetaan koontinäyttöjä (dashboards), joita yleensä jaetaan muille käyttäjille.

Pilvipalvelussa on sekä ilmaisia ominaisuuksia että ominaisuuksia, jotka edellyttävät Pro-lisenssin. Jos koontinäytön taustalla olevassa raportissa käytetään vain ilmaisia ominaisuuksia, koontinäyttöä ja raporttia voi katsoa ilmaisella lisenssillä. Jos raportissa käytetään yhtäkin maksullista ominaisuutta, sekä sen että vastaavan koontinäytön katsominen edellyttävät maksullisen lisenssin jokaiselta katsojalta.

Every user consuming Power BI Pro content requires a Power BI Pro License

Tarkastellaanpa siis ominaisuus ominaisuudelta mikä on ilmaista ja mikä edellyttää Pro-lisenssin.

Sijainti

Sijainti	Ilmainen	Pro
Tietojoukko (dataset) on julkaistu omaan henkilökohtaiseen työtilaan (My Workspace)	x
Tietojoukko on julkaistu esimerkiksi taloushallinnon tai henkilöstöhallinnon raportointityötilaan, jossa useat henkilöt voivat työstää ja ylläpitää sitä (Group Workspace)		x

Jos julkaiset PBI Desktop -tiedoston omaan henkilökohtaiseen työtilaasi (My Workspace), teet tietojoukon raporteista koontinäytön (dashboard) ja jaat sen muille käyttäjille (share), he voivat katsoa koontinäyttöä ja sen taustalla olevaa raporttia ilman Pro-lisenssiä, sillä henkilökohtaisen työtilan käyttö, koontinäytöt ja jakaminen ovat kaikki ilmaisia ominaisuuksia. Huomaa kuitenkin, että koontinäyttö muuttuu maksulliseksi, jos samaan koontinäyttöön kiinnitetään kohteita maksullisia ominaisuuksia sisältävästä raportista. Tämän jälkeen free-käyttäjät eivät enää pääse koontinäytölle, vaikka osa koontinäytön sisällöstä olisikin maksutonta.

Ongelma: Koska raportti ja koontinäyttö ovat henkilökohtaisessa työtilassasi, kukaan muu ei pääse ylläpitämään raporttia esimerkiksi lomasi aikana. Jos vaihdat työpaikkaa, kaikki raporttisi pitää julkaista uudelleen seuraajasi henkilökohtaiseen työtilaan, hänen pitää luoda raporteista koontinäytöt uudelleen, suorittaa uudet jaot, jolloin myös koontinäyttöjen sekä raporttien URL-osoitteet muuttuvat. Jos raportteihisi on linkkejä, ne eivät enää toimi.

Yleensä organisaatiokäytössä tietojoukot halutaan julkaista ryhmätyötiloihin, joissa useat henkilöt voivat ylläpitää niitä. Tällaiset esimerkiksi taloushallinnon tai henkilöstöhallinnon työtilat ovat maksullinen ominaisuus, joten jos tietojoukko julkaistaan yhteiseen työtilaan, siitä tehdyt raportit ja koontinäytöt ovat Pro-sisältöä ja niiden katsomiseen tarvitaan Pro-lisenssi.

Huomaa, että ”every user consuming Pro Content requires a Pro license” tarkoittaa, että yhteiskäyttöiset raportointi@firma.fi-tyyppiset raportointitunnukset ovat lisenssisääntöjen vastaisia.

Tietojoukon päivitys ja päivityksen ajastaminen

Tietojoukon voi aina tietolähteestä riippumatta päivittää manuaalisesti PBI Desktop –ohjelmassa avaamalla tiedoston, painamalla Refresh (Päivitä) ja uudelleenjulkaisemalla sen tämän jälkeen Power BI -palveluun aiemmin julkaistun päälle.

Mutta entäpä jos halutaan välttää tällaisia manuaalisia tiedostojen avaamisia yms. toimenpiteitä ja halutaan päivittää tietojoukko Power BI -palvelussa.

Maksullisuuteen vaikuttaa tällöin tietolähteen sijainti:

Tietolähteen sijainti	Ilmainen	Pro
Tietolähde on pilvessä (kuten Dynamics 365, Salesforce, Project Online, Azure, Web, jne.)	x
Tietolähde on organisaation omilla servereillä tai levyjaoissa		x

Jos käytät tietolähteenä pilvitietolähdettä ja julkaiset tietojoukon henkilökohtaiseen työtilaasi, voit myös päivittää sen Power BI -palvelussa olevalla komennolla manuaalisesti tai ajastaa sen päivittymään automaattisesti.

Erilaisia pilvitietolähteitä on kymmenittäin, joten kommentoithan, jos tiedät poikkeuksia eli sellaisia pilvilähteitä, joiden päivitys edellyttää Pro-lisenssin. Esimerkiksi OneDrive -tiedostoihin liittyy erityispiirteitä, joita Vesa Tikkanen on kuvannut artikkelissaan.

Jos teet tietomallin eli tietojoukon organisaation sisäisillä servereillä, levyresursseissa tai konesalissa olevasta datasta, et voi päivittää sitä pilvessä ilmaisella lisenssillä, vaan joudut avaamaan raporttitiedoston PBI Desktopiin päivitettäväksi ja uudelleen julkaistavaksi.

Organisaation sisäisen lähdedatan päivittäminen pilveen edellyttää ns. gateway-palvelun asennuksen, joka puolestaan edellyttää Pro-lisenssin, joka tämän jälkeen edellyttää myös katsojilta Pro-lisenssin. Gateway-komponentista tai sen asentamisesta ei makseta erikseen mitään, mutta sitä voi käyttää vain Pro-lisenssillä. Gateway-palvelu asennetaan yleensä keskitetysti organisaation palvelimelle, mutta palvelusta on olemassa myös personal-versio, jonka esim. analyytikko voi asentaa omalle koneelleen, jos hän on käyttänyt raporteissa jostain syystä omalla työasemalla olevia tietolähteitä, kuten tiedostoja. Molemmat sekä enterprise gateway että personal gateway ovat Pro-ominaisuuksia.

Entä päivityssykli?

Päivityksen automaattinen ajastus	Ilmainen	Pro
Kerran vuorokaudessa	x
Useita kertoja vuorokaudessa (max. 8 krt)		x

Jos tietojoukko on julkaistu henkilökohtaiseen työtilaan ja data tulee pilvestä, sen voi päivittää Power BI -palvelussa joko manuaalisella päivityskomennolla tai sen voi määrittää päivittymään automaattisesti kerran vuorokaudessa ja raporttia voi edelleen katsoa ilmaisella lisenssillä.

Vaikka raportti on henkilökohtaisessa työtilassa ja data tulee pilvestä, mutta raportille määritetään useampi kuin yksi päivitys vuorokaudessa (max 8 krt), raportti muuttuu Pro-raportiksi ja katsojilta edellytetään Pro-lisenssi.

Tässä vaiheessa saattaa kummastuttaa 8 krt vuorokaudessa rajoitus. Jatka lukemista, sillä kerron myöhemmin mahdollisuudesta luoda suora yhteys dataan (DirectQuery, Live Connection) tai striimata dataa pilveen, jolloin raporttien ja koontinäyttöjen data on reaaliaikaista.

Julkaistujen tiedostojen yhteiskoko

Maksimikoko	Ilmainen	Pro
Max 1 GB	x
Max 10 GB per käyttäjä		x

Ilmaisella lisenssillä kukin käyttäjä voi julkaista maksimissaan 1 GB:n verran tietojoukkoja pilvipalveluun.

Pro-lisenssillä kapasiteetti on 10 GB/käyttäjä. Koska kaikki eivät suinkaan julkaise tietojoukkoja, kapasiteetti määräytyy kaavalla 10 GB * tenantin Pro-lisenssien lukumäärä.

Power BI:n pakkausteho on erinomainen (jopa 1:n suhde 8:aan), joten tietojoukkojen koko on yleensä huomattavan paljon pienempi kuin datan tilantarve alkuperäisessä lähdejärjestelmässä.

Reaaliaikainen data

Striimaus tai REST API -rajapinta

Power BI –palveluun voi tuottaa reaaliaikaista dataa esimerkiksi Azure Stream Analytics –tekniikalla, PubNub–striimauspalvelun kautta tai esimerkiksi ohjelmallisesti REST API –rajapinnan avulla sovelluskehitysmenetelmin.

Striimattavan datan määrä	Ilmainen	Pro
Reaaliaikaisen datan määrä maksimissaan 10 000 riviä per tunti	x
Reaaliaikaisen datan määrä yli 10 000 riviä per tunti (maksimissaan 1 miljoona riviä)		x

Direct Query & Live Connection

Suurin osa Power BI:n tietolähteistä käyttäytyy siten, että data latautuu (load) eli käytännössä kopioituu päivitysten yhteydessä tietomalliin eli pilveen. Power BI:ssä on myös muutamia tietolähteitä, joihin voi ottaa ns. Direct Query (Live Connection*) –yhteyden, mikä tarkoittaa että data pysyy alkuperäisessä sijainnissa ja Power BI toimii vain raportointikerroksena ja raporteille puskuroidaan dataa, kun käyttäjä tarkastelee raporttia vuorovaikutteisesti. Tällaisten raporttien data on reaaliaikaista.

	Ilmainen	Pro
Direct Query (Live Connection) –yhteyttä käyttävä tietojoukko edellyttää Gateway-palvelun ja on aina Pro-sisältöä		x

Microsoft kutsuu reaaliaikaista yhteyttä SQL Server Analysis Services tai Azure Analysis Services –palveluun termillä Live Connection ja muita reaaliaikaisia yhteyksiä Direct Query –tietolähteiksi. Analysis Services –tietolähde eroaa muista siinä, että se on ainoa Power BI -tietolähde, jossa myös rivitason käyttöoikeudet kulkevat tietolähteestä aina pilveen julkaistuun raporttiin asti. Tarkoittaa, että esimerkiksi Pekka voi nähdä raportilla eri dataa kuin Liisa, jos heille on määritetty eri käyttöoikeudet Analysis Servicesissä.

Power BI –sisällön jakaminen

Power BI:ssä on erilaisia tapoja sisällön jakamiseen. Käyn tässä kaikki jakomahdollisuudet läpi.

Jako (share) muille Power BI -käyttäjille

Power BI:ssä voi jakaa

1. raporteista muodostettuja koontinäyttöjä ja niiden taustalla olevia raportteja lukuoikeuksin muille oman organisaation Power BI –käyttäjille Jaa (Share) -toiminnolla,
2. raporteista muodostettuja koontinäyttöjä ja niiden taustalla olevia raportteja lukuoikeuksin organisaation ulkopuolisille Power BI –käyttäjille Jaa (Share) -toiminnolla, ellei ominaisuutta ole estetty ylläpitäjien toimesta,

Jos koontinäytön tuottamisessa on käytetty yhtäkin maksullista ominaisuutta, oman organisaation käyttäjältä tai ulkopuoliselta käyttäjältä edellytetään Pro-lisenssi. Jos ilmaisen version käyttäjä yrittää päästä katsomaan Pro-lisenssin edellyttämää koontinäyttöä, hänelle ilmoitetaan siitä ja kehotetaan hankkimaan Pro-lisenssi.

Julkinen jako tai SharePoint Online –upotus

Tuntuu hieman erikoiselta, että muille Power BI -käyttäjille jakaminen edellyttää lähes aina koontinäyttöjen laatimisen ja niiden jaon. Jos haluat jakaa suoraan raportteja, se onnistuu kahdella eri tavalla.

Raportin voi jakaa:

1. julkisesti webiin julkisen linkin tai upotuskoodin avulla ellei ominaisuutta ole estetty ylläpitäjien toimesta,
2. muille Power BI -käyttäjille upottamalla raportti SharePoint Online -sivuille.

Raportin jakelutapa	Ilmainen	Pro
Raportin julkaiseminen kenen tahansa katsottavaksi	x
Raportin upotus SharePoint Online -sivulle		x

Julkisesti jaettu raportti poikkeaa kaikista muista, eli julkisen jaon voi tehdä sellaisestakin raportista, jossa on käytetty maksullisia ominaisuuksia! Esimerkiksi osassa vilahdus.fi –sivuston raporteissa on käytetty maksullisia ominaisuuksia, mutta sinulla ei tarvitse olla lisenssiä nähdäksesi ne.

Julkista jakoa ei voi kuitenkaan koskaan käyttää sisäisissä raporteissa, vaikka itse raportti upotettaisiin sellaiselle intranet-sivuilla, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse. Miksi? Julkisesti jaetun raportin oikeassa alakulmassa näkyy sosiaalisen median jakopainikkeet, joita ei pysty millään asetuksella poistamaan. Eli kuka tahansa joka pääsee intraan ja näkee raportin siellä, voi myös jakaa raportin julkisesti facebookiin, twitteriin tai kopioida selaimelta url-osoitteen ja välittää sen kenelle tahansa.

Ryhmätyötilat (group workspaces)

Ryhmätyötilat on mainittu jo aiemmin, mutta tässä vielä hieman lisätietoja.

Ryhmätyötilat ovat teknisesti O365 ryhmiä ja niitä voi käyttää kahdella eri tavalla.

1. Koontinäytön jakamisen (share), raportin julkisen jaon (publish to web) tai SharePoint Online-upotuksen voi tehdä ryhmätyötilasta. Ryhmätyötilat ovat periaatteessa tarkoitettu raporttien laatijoiden yhteisiksi työskentely-ympäristöiksi.
2. Tavallisille raporttien katsojillekin voi antaa lukuoikeudet ryhmätyötilaan sen sijaan, että koontinäytöt jaettaisiin heille Jaa (Share) -toiminnolla.

Käytettiinpä ryhmätyötiloja joko yhdessä työstämiseen tai annettiinpa myös käyttäjille oikeuksia tulla työtiloihin katsomaan sisältöä heille jakamisen sijaan, ryhmätyötilat ovat Pro-ominaisuus ja edellyttävät aina Pro-lisenssin. Vain julkisesti jaetun raportin katsominen onnistuu ilman lisenssiä.

	Ilmainen	Pro
Ryhmätyötilat (group workspaces)		x

Organisaation omat sisältöpaketit (content packs)

Sisällön jakamista voi ja on usein jopa suositeltavaa tehdä ns. sisältöpakettien avulla. Sisältöpaketit ja niiden käyttäminen edellyttää aina Pro-lisenssin.

	Ilmainen	Pro
Organisaation sisäisten sisältöpakettien luonti ja käyttäminen		x

Tavallinen koontinäytön Jaa (Share) -toiminto on pakotettua jakamista. Kun koontinäyttö jaetaan käyttäjälle Share-komennolla, se ilmestyy käyttäjien Shared With Me –näkymään automaattisesti ja pakotetusti kysymättä. Käyttäjä voi toki poistaa koontinäytön, jos ei ole kiinnostunut sen sisällöstä eikä sen taustalla olevista raporteista.

Kun raporttikokonaisuuden ja koontinäytön laatija tekee pienenkin muutoksen esimerkiksi koontinäyttöön, muutos näkyy heti käyttäjille. Sisältöä ei siis ole mahdollista valmistella pikku hiljaa ja päivittää muutoksia käyttäjille vasta kun muutokset on testattu ja viimeistelty.

Erityisesti tästä jälkimmäisestä syystä sisällön jakelemisessa suositellaankin käytettävän sisältöpaketteja, jotka mahdollistavat erilaisten muutosten valmistelun ennen muutosten julkaisemista.

Sisältöpaketit on aiheena melko laaja, joten kuvaan tässä vain hyvin lyhyesti sisältöpakettien idean.

Esimerkiksi talouden työtilaan on julkaistu 5 erilaista Power BI Desktop –mallia. Malleissa olevista raporteista on kiinnitetty visualisointeja muutamalle erilaiselle koontinäytölle (Dashboard). Työtilaan on julkaistu näkymään myös muutamia Excel-työkirjoja, sillä Power BI:ssähän voi näyttää myös Excel-raportteja. Tämä muodostunut kokonaisuus on mahdollista tuotteistaa omaksi raportointikokonaisuudekseen eli sisältöpaketiksi logoineen päivineen. Kun sisältöpaketti luodaan, laatija antaa sille nimen, logon, kuvauksen ja valitsee mitä erilaisia työtilassa olevia objekteja hän haluaa kytkeä sisältöpakettiin. Hän voi siis valita tietyn tai tietyt koontinäytöt, Excel-tiedostot jne. mukaan sisältöpakettiin.

Tämän jälkeen muille käyttäjille kerrotaan, että tällainen sisältöpaketti on olemassa ja neuvotaan miten he voivat käydä itse ottamassa sen halutessaan käyttöön. Käyttöönotto on helppo lähes yhdellä komennolla suoritettava operaatio.

Tämän jälkeen raporttien laatijat voivat tehdä työtilassa oleviin objekteihin, kuten raportteihin ja koontinäyttöihin sekä alkuperäiseen malliin muutoksia ja päivittää tehdyt muutokset sisältöpakettiin vasta, kun muutokset on testattu ja ne halutaan julkaista.

Oma huomio/kommentti: sisältöpaketeissa ja niiden toiminnassa on vielä toivomisen varaa ja kehitettävää, sillä ne purkautuvat hieman ikävällä tavalla käyttäjien työtiloihin erillisiksi objekteiksi. On kuitenkin odotettavissa, että Microsoft tulee kehittämään sisältöpaketteja käyttäjäystävällisemmiksi kokonaisuuksiksi.

Rivitason käyttöoikeudet

Käyttöoikeudet kulkevat koko prosessin läpi ainoastaan, jos on käytetty SQL Server Analysis Services –tietolähdettä Live Connection –tyyppisesti.

Muihin tietolähteisiin voi Power BI Desktop –ohjelmassa määrittää rivitason käyttöoikeusrooleja (RLS = row level security) ja kytkeä rooleihin erilaisia käyttäjäryhmiä tai yksittäisiä käyttäjiä Power BI –pilvipalvelussa.

Sekä Live Connection että RLS edellyttävät Pro-lisenssin.

	Ilmainen	Pro
Rivitason käyttöoikeudet (RLS)		x

Active Directory ryhmien käyttäminen

Jos AD-ryhmiä halutaan käyttää jakamisessa tai käyttöoikeuksien määrityksessä, edellytetään Pro-lisenssiä.

	Ilmainen	Pro
AD Groupin hyödyntäminen		x

Summa summarum

Oletetaan, että organisaatiossanne on sekä ilmaisen että Pro-lisenssin käyttäjiä.

Tällöin raporttien kehittäjät tarvitsevat Pro-lisenssin, mutta tuottaessaan raportteja ilmaisen lisenssin käyttäjille, heidän pitää tuntea hyvin ominaisuudet ja osata välttää maksullisia ominaisuuksia, kuten päivityksen ajastuksia useammin kuin kerran vuorokaudessa tai julkaisemista muihin työtiloihin kuin henkilökohtaiseen työtilaan.

Osa raporteista voidaan teoriassa tuottaa ilmaisilla ominaisuuksilla, mutta usein tällaisten raporttien päivitys edellyttää jopa manuaalisia toimenpiteitä.

Ilmainen riittää esimerkiksi silloin, kun tietojoukko on julkaistu kehittäjän henkilökohtaiseen työtilaan, tietolähde on pilvessä ja kerran vuorokaudessa tapahtuva automaattipäivitys riittää tai jos tietolähde on organisaation omissa resursseista, mutta kehittäjä on valmis avaamaan tiedoston PBI Desktopiin manuaalisesti päivitettävissä ja uudelleenjulkaistavaksi.

Pääsääntöisesti fiksu, automatisoitu raportointi edellyttää Pro-lisenssit sekä kehittäjiltä että käyttäjiltä.

Onneksi hinta on kohtuullinen ja houkutteleva.

Power BI Embedded

Jos sovelluksia myyvä ohjelmistotalo haluaa upottaa Power BI –raportoinnin omaan tuotteeseensa, ohjelmiston myynti asiakkaille olisi hankalaa, mikäli asiakkaiden pitäisi hankkia Power BI –lisenssit työntekijöilleen.

Tällaisia skenaarioita varten on olemassa myös Power BI Embedded –lisenssimalli, jossa loppuasiakkaan ei tarvitse hankkia erillisiä lisenssejä, vaan ohjelmistotalo maksaa Microsoftille istuntojen määrään perustuvaa maksua. 100 ensimmäistä istuntoa eli vierailua per kk ovat ilmaisia, jonka jälkeen hieman yli  4 €/100 vierailua.

Embedded-lisenssiä ei saa käyttää organisaation sisäisesti, eli sitä voi käyttää vain kahden eri yrityksen välillä, jottei sen avulla kierrettäisi tavallisia lisenssiehtoja. Lisäksi ohjelmistotuotteen pitää itse tuottaa merkittävä lisäarvo ja Power BI:n olla vain osa tuotetta, eli tuote ei saa vain tarjota Power BI –raporttia. Lisätietoja: https://azure.microsoft.com/en-us/pricing/details/power-bi-embedded/

Kommentoithan, jos huomaat tekstissä virheitä, puutteita tai vanhentuneita asioita. Kiitos!
PS. Power BI -palvelun käyttöliittymä tulee uudistumaan toukokuun aikana, joten jutun kuvissa on käytetty uutta käyttöliittymää. Käyttöliittymän voi ottaa testattavaksi Power BI -palvelun asetuksista (settings > preview features).