Power BI – kaikki mitä sinun tulee tietää aloittaessasi

Power BI – kaikki mitä sinun tulee tietää aloittaessasi

Microsoft julkisti kesällä 2015 Power BI -raportointi- ja analysointipalvelun, jonka avulla dataa on helppo yhdistellä yritysten omista järjestelmistä, tiedostoista, intranetista, pilvipalveluista sekä netistä. Saat halutessasi yhdistettyä raportteihin myös esimerkiksi avointa dataa, kuten vaikkapa väestötietoja. Tällä hetkellä tietolähdetyyppejä on jo yli 70 erilaista ja niitä kehitetään koko ajan lisää. [Edit 02/2017: Teksti tarkistettu ja päivitetty.]

Power BI:n avulla dataa voi esittää erilaisina mittareina sekä vuorovaikutteisina visualisointeina ja se soveltuu loistavasti itsepalvelu (self-service) -raportointiin. Helppokäyttöisyydestä johtuen Power BI tulee takuulla yleistymään esimerkiksi kontrollereiden työvälineenä Excelin rinnalla. Lisäksi kuka tahansa pystyy lyhyellä opastuksella tekemään kontrollerin tai BI-asiantuntijan esivalmistelemasta tietomallista uusia visualisointeja. Visualisointien laatiminen on helpompaa kuin Excel-kaavioiden tai pivot-taulukoiden luonti. Parhaimmillaan saat Power BI:n avulla aikaan vuorovaikutteisen visualisointiraportin jopa minuuteissa.

Power BI:tä kehitetään aktiivisesti ja uusia ominaisuuksia julkistetaan muutaman viikon välein. Viimeisimpien julkistusten myötä Power BI -palvelusta on selkeästi kehittymässä myös organisaatiotason raportointiin soveltuva väline.

Työvälineet ja vaiheet

Data ladataan ja muokataan Power BI Desktop ohjelmalla, datasta toteutetaan erilaisia visualisointeja, ja lopuksi julkaistaan sekä jaellaan muille Power BI pilvipalvelun avulla vaikkapa mobiililaitteilla käytettäväksi.

datan lataus jne.

Power BI Desktop

Datan latauksen ja tietomallin luo monesti kontrolleri, analyytikko tai esimerkiksi BI-asiantuntija, joka tuntee yrityksen tietojärjestelmiä ja dataa riittävän hyvin. Yksinkertaisia tietomalleja oppii tekemään myös kuka tahansa, joka ymmärtää esimerkiksi Excelin PHAKU (VLOOKUP) -funktion toimintaperiaatteen tai relaatiotietokantojen perusidean.

  • Datan lataus ja muokkaus tehdään Power BI Desktopin ns. kyselyeditorissa. Editorissa on satoja erilaisia muunnos- ja muokkausmahdollisuuksia, kuten desimaalipisteiden korvaaminen pilkuilla, sarakkeiden pilkkominen osiin, tiedon kääntäminen, termin korvaaminen toisella, jne.
  • Tietomallin laatiminen tarkoittaa ladattujen taulujen yhdistämistä toisiinsa jonkun yksilöivän id-tiedon perusteella, kuten asiakasnumeron. Tietomallin laatimiseen liittyy myös esimerkiksi erilaisten sarakkeiden luokittelu vaikkapa maantietellisiksi tiedoiksi, jotta lukuja voi visualisoida karttoina. Lisäksi tietomalliin lisätään yleensä kaavoja, joita kutsutaan mittareiksi (measures) tai lasketuiksi sarakkeiksi (calculated columns).
  • Visualisointi tarkoittaa raporttisivujen luontia. Visualisointeja on huomattavan helppo luoda ja raporttisivut ovat automaattisesti vuorovaikutteisia, joten esimerkiksi raporttisivulla olevan pylväskaavion yhden pylvään napsautus vaikuttaa siihen, mitä muissa saman raporttisivun visualisoinneissa näytetään. Power BI:n omien visualisointien lisäksi raporttitiedostoihin voi ladata käyttöön mukautettuja visualisointeja (custom visuals), sillä sovelluskehittäjät voivat luoda niitä erilaisiin tarpeisiin.

Power BI pilvipalvelu

  • Jakaminen tarkoittaa Power BI Desktopilla tehtyjen tiedostojen julkaisemista pilvipalveluun, jotta muut voivat tarkastella raportteja. Pilvipalvelussa voi myös lisätä ja muokata raporttisivuja. Raporteista voi puolestaan kerätä visualisointeja ns. koontisivuille (dashboardeja). Lisäksi julkaisemista varten voidaan luoda ryhmätyötiloja (group workspace) erityyppisiä käyttäjäryhmiä varten.
  • Hyödyntäminen eli raporttien tarkastelu voi tapahtua joko selaimella tai mobiiliappsien avulla.

Ilmainen ja maksullinen palvelu

Pilvipalvelua tarvitaan mm. raporttien jakeluun ja siitä on kaksi kaksi versiota:

  • ilmainen Power BI sekä
  • maksullinen Power BI Pro

Voit tarkistaa ilmaisen ja maksullisen version erot sekä hinnan Microsoftin sivuilta. Käytännössä maksullisessa versiossa on

  • enemmän raporttitiedostojen tallennustilaa,
  • monipuolisemmat datan päivityksen ajastusvaihtoehdot,
  • mahdollisuus luoda yrityksen omia raportointia helpottavia sisältöpaketteja,
  • yrityskäytössä tarvittavia ryhmätyöominaisuuksia (group workspaces) sekä
  • yrityskäytössä tarvittavia toiminnallisuuksia, kuten SQL Serverin Analyysipalvelimen kuutioihin kytkeytymistä varten Direct Query -tekniikalla.

Jos esimerkiksi data tulee yrityksen omilta (on-premises) palvelimilta tai tiedostoresursseista ja raportit halutaan ajastaa automaattisesti päivittyviksi, tarvitaan maksullinen lisenssi.

Voit aloittaa tuotteen käytön lataamalla Power BI Desktop -ohjelman ja luomalla tunnuksen esimerkiksi ilmaiseen Power BI palveluun. Pääset mainiosti alkuun myös pelkällä Power BI Desktop -ohjelmalla. Kokeile esimerkiksi lataamalla ja visualisoimalla Outlook-kalenterisi sisältöä.

Power BI Desktop

Olipa kyseessä maksuton tai maksullinen versio, tiedon latausta, muokkausta, yhdistelyä ja visualisointeja tehdään Power BI Desktop -ohjelmalla. Power BI Desktopilla luodaan siis tietomalli, jossa yhdistetään eri lähteistä tuotuja tauluja. Lisäksi tietomalliin lisätään yleensä kaavoja, kuten mittareita (measures).

malli ja raportti

Power BI Desktopia voi verrata Excelin Power-työkaluihin, sillä Desktop-ohjelmaan on käytännössä yhdistetty seuraavat Excelin apuohjelmat:

  • Power Query tietojen muokkaamiseen ja muuntamiseen,
  • Power Pivot taulujen yhdistämiseen ja niistä laskemiseen,
  • Power View -kaaviot, jotka ovat tosin kehittyneet huomattavasti ja saaneet täydellisen kasvojenkohotuksen Power BI Desktopissa!
    On jopa harhaanjohtavaa verrata Excelin Power View -kaavioita ja Power BI visualisointeja toisiinsa. Parempia vertailukohteita ovat kilpailevien tuotteiden visualisoinnit, kuten  Qlik tai Tableau, joilla tosin on pitkä historia takanaan. Microsoft on kirinyt vahvasti: http://www.pointbeyond.com/2015/11/26/power-bi-is-a-market-leader-according-to-gartner-and-forrester

Power Query, Pivot ja View apuohjelmien ominaisuudet on siis yhdistetty ja niitä on edelleen kehitetty Power BI Desktop -ohjelmassa selvästi Exceliä yhtenäisemmäksi ja sujuvammin toimivaksi kokonaisuudeksi. Kymmenien pitämieni Excel Self-Service BI – sekä Power BI Self-Service -kurssien perusteella voin todeta, että Power BI Desktopin oppimiskynnys on huomattavasti matalampi verrattuna vastaaviin Excel-työkaluihin, vaikka kyseessä lähes samat toiminnallisuudet.

Power BI Desktop

Voit aloittaa Power BI Desktopiin tutustumisen esimerkiksi näiden ohjeiden avulla: https://support.powerbi.com/knowledgebase/articles/471664-getting-started-with-power-bi-desktop

Tai katsomalla tämän videon:

Löydät Power BI Desktopin kyselyominaisuuksista ohjeita myös HExcelligentin Power Query & Power BI kyselyppaasta

Power BI palvelu

Kun tietomalli on esivalmisteltu ja se on julkaistu Power BI -palveluun, muut käyttäjät pystyvät käyttämään vuorovaikutteisia raportteja sekä luomaan helposti omia visualisointeja mallin pohjalta. Lisäksi datalle voi mm. määrittää automaattiset päivitykset ja niistä voi muodostaa koontinäyttöjä (dashboards) ja lopulta tarkastella joko selaimella tai mobiililaitteilla.

Power BI pilvipalvelussa selaimella voi myös ladata tietoja ja toteuttaa raportteja, mutta ominaisuudet ovat rajoitetummat Power BI Desktopiin verrattuna. Dataa ei esimerkiksi pysty muokkaamaan selainversiossa eli Power Queryä vastaava kyselyeditori puuttuu. Tuotujen taulujen välille ei myöskään pysty luomaan yhteyksiä tai lisäämään laskentaa eli Power Pivotia vastaavat tiedon mallinnustyökalut ja DAX-kieli puuttuvat. Käytännössä monipuoliset mallit toteutetaan aina Desktopissa ja julkaistaan Power BI palveluun.

Sisältöpaketit

Power BI -pilvipalveluun on toteutettu runsaasti erilaisia valmiita sisältöpaketteja (content packs), joiden avulla käyttäjät pystyvät erittäin helposti analysoimaan eri pilvipalveluiden dataa, kuten Google Analytics, Salesforce, MailChimp, Dynamics CRM, Microsoft Project Online, jne. Sisältöpaketit sisältävät valmiin tietomallin kaavoineen, raportteineen ja koontisivuineen, joten riittää että käyttäjällä on tunnus siihen pilvipalveluun, josta haluaa muodostaa raportteja. Valmiit raportit saa sisältöpakettien avulla aikaan muutamissa minuuteissa.

content packs

Lisäksi maksullisella Power BI Pro -lisenssillä yrityksen voivat luoda itse omia sisältöpaketteja, joiden avulla käyttäjien on helpompi tehdä visualisointeja.

Alla on vielä listattu Power BI palvelun oleellisimpia ominaisuuksia:

  • Power BI Desktop -ohjelmalla toteutettujen raporttitiedostojen julkaiseminen selaimella tarkastelua varten,
  • Mahdollisuus toteuttaa julkaistuista tietomalleista uusia Power BI -raportteja selaimella,
  • Mahdollisuus toteuttaa julkaistuista tietomalleista Excelissä Pivot-taulukoita,
  • Koontinäyttöjen (dashboard) luonti,
  • Koontinäyttöjen jakaminen muille,
  • Raporttien julkaiseminen ja upottaminen julkisesti webiin,
  • Raporttien julkaiseminen SharePoint Onlineen (Preview-versio 02/2017),
  • Luonnollisen kielen kaltaiset kyselyt englanniksi kuten ”Sales by salesperson in 2015”
  • Datan päivityksen ajastus (osa tietolähteistä edellyttää maksullisen lisenssin),
  • Sisältöpakettien (content packs) avulla helppo raporttien ja koontinäyttöjen toteutus,
  • Organisaation omien sisältöpakettien jakaminen (edellyttää maksullisen lisenssin),
  • Ryhmätyötilojen luonti (group workspace) (edellyttää maksullisen lisenssin),
  • Raporttien mobiilikäyttö.

Voit aloittaa Power BI palveluun tutustumisen esimerkiksi näiden ohjeiden avulla:
https://powerbi.microsoft.com/en-us/documentation/powerbi-service-get-started/

Mistä lisäinfoa?

Sen lisäksi, että kirjoitan aiheesta HExcelligent-juttuja ja koostan niitä Power BI -sivulle, pidän aiheesta sekä avoimia että asiakaskohtaisesti räätälöityjä koulutuksia:

Koulutukset ovat saaneet erinomaista palautetta, sillä 95 % koulutuksiin osallistuneista on arvioinut olleensa erittäin tyytyväinen, kun vaihtoehtoina on ollut valittavana ”erittäin tyytyväinen/jokseenkin tyytyväinen/jokseenkin tyytymätön/erittäin tyytymätön”. Vastaavasti kaikki osallistuneet ovat valinneet suosittelevansa kurssia ja kouluttajaa jollekin toiselle ehdottomasti, kun vaihtoehtoina on ollut ”ehdottomasti/luultavasti/ehkä, ehkä en/luultavasti en/ehdottomasti en”.

Katso kahvipaussin mittainen esityksen Power BI -palvelusta, joka nauhoitettiin marraskuussa 2015 Microsoftin studiolla:

kuva

Roolistasi riippuen sinun kannattaa tutustua myös tässä jutussa mainittujen aiheiden lisäksi:

Hieman historiaa

Kun ryhdyt tutustumaan Power BI:hin sinun on hyvä tietää hieman historiaa, jottet erehdy lukemaan täysin vanhentuneita aiheeseen liittyviä ohjeita tai artikkeleita.

Tuotteen varhaisempaa versiota kutsuttiin nimellä Power BI for Office 365 ja sitä voi käytännössä pitää lähinnä eräänlaisena esiversiona. Se ei olemassaolonsa aikana vuosina 2014-2015 koskaan yleistynyt Suomessa ja koska vanha ja uusi palvelu eroavat toisistaan merkittävästi, Power BI for Office 365 tuotteeseen liittyviä artikkeleita tai ohjeita ei enää kannata lukea.

Vanhan Power BI for Office 365 -tuotteen raportit perustuivat Excelillä luotuihin Power Pivot -tietomalleihin ja raportteja tehtiin joko Pivot-taulukoina tai Power View -kaavioina ja ne julkaistiin Office 365:een. Uudessa Power BI:ssä ei tarvita enää lainkaan Exceliä eikä välttämättä edes Office 365 -lisenssiä. Raportteja tehdään Power BI Desktop -ohjelmalla ja ne julkaistaan Power BI -pilvipalveluun, jonka lisenssin voi hankkia myös ilman olemassa olevaa Office 365 lisenssiä.

Vaikka Excel ei enää ole keskeisessä roolissa tuotteen ytimessä, Excel voi kuitenkin edelleen olla oleellinen osa raportointia, sillä

Excel-tiedostoja voi esimerkiksi käyttää tietolähteinä,

Excelin Power Pivot -tietomalleja voi konvertoida Power BI Desktop -tietomalleiksi,

Excel-tiedostoja voi näyttää sellaisenaan Power BI palvelussa muiden raporttien joukossa tai

Excelillä voi tehdä Pivot-raportteja Power BI -palveluun julkaistuista tietomalleista.

[Edit 7.2.2016] Power BI perustuu samaan teknologiaan, jota käytettiin alkujaan Excelin 2010 PowerPivot -versiossa ja kutsuttiin Vertipaq’iksi. Sittemmin sen nimeksi muutettiin xVelocity (in-memory analytics engine) ja Excelin lisäksi teknologia otettiin käyttöön vuonna 2012 myös SQL Server Analysis Services Tabular -malleissa. Power BI:ssä käytetään samaa DAX-kieltä kuin Power Pivotissa ja SSAS Tabular -malleissa.

3 kommenttia artikkeliin ”Power BI – kaikki mitä sinun tulee tietää aloittaessasi

  1. Kiitos, nyt ymmärrän Power BI:n periaatteen.
    Kysymys liittyen pilvipalveluun: kuinka liiketoiminta kriittistä dataa tuonne uskaltaa ladata?
    Käänteän: miten pääsyn Power BI raportteihin/dashboardeihin saa rajattua esim. vain tietyn yrityksen käyttöön?

    Tykkää

    • Moi, Power BI palvelun sisältö on erittäin hyvin suojattu (kuten Office 365:n). Tiedot ovat salattuja sekä palvelinkeskuksessa että silloin, kun niitä siirretään palvelinkeskuksen ja käyttäjän välillä. Lisätietoja löytyy esimerkiksi täältä, jos olet tekniikasta kiinnostunut.

      Tammikuuhun 2016 asti raportteja ja dashboardeja pystyi jakamaan vain oman organisaation sisällä, mutta nyt helmikuussa Microsoft julkisti preview-version ominaisuudesta, jonka avulla raportteja voi jakaa ulkopuolisille.

      Tykkää

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s