[Edit: tämä artikkeli on vanhentunut, uusin syksyllä 2023 päivitetty versio löytyy täältä.]

Microsoft julkisti kesällä 2015 Power BI -raportointi- ja analysointipalvelun, jonka avulla dataa voi visualisoida ja yhdistellä yritysten omista järjestelmistä, tiedostoista, intranetista, pilvipalveluista tai esimerkiksi erilaisista avoimen datan palveluista. Tietolähdetyyppejä on jo yli 140 erilaista ja niitä kehitetään koko ajan lisää.

Johdanto

Power BI soveltuu sekä nopeaan ad-hoc tyyppiseen itsepalveluraportointiin ja -analysointiin että keskitetympään ja hallitumpaan IT: n ohjaamaan organisaatiotason raportointiin. Tästä syystä käyttötavat vaihtelevat merkittävästi ja raportteja tai laajempia raportointiratkaisukokonaisuuksia voi toteuttaa hyvin erilaiset henkilöt teknisesti orientoituneista käyttäjistä aina BI-asiantuntijoihin asti.

Raportit toteutetaan työasemaan asennettavalla Power BI Desktop -ohjelmalla ja loppukäyttäjät tarkastelevat niitä kirjautumalla Power BI Service -pilvipalveluun joko selaimella. Microsoft Power BI mobiilisovelluksella, upotettuina esimerkiksi intraan tai Office 365 -tuotteisiin, kuten SharePoint, Teams, Dynamics tai PowerApps. Visualisointien upotus julkisille nettisivuille on myös mahdollista. Sovelluskehittystä tarvitaan pääsääntöisesti vain, mikäli halutaan upottaa raportteja kustomoituihin sovelluksiin.

Pilvipalvelun sijaan raportteja voi jakaa paikallisen eli omassa konesalissa olevan Power BI Report Serverin avulla. Jos raporttien jakelussa käytetään Power BI Report Serveriä, raportit luodaan siihen tarkoitetulla Power BI Desktop optimized for Report Server -versiolla.

Voit tutustua Power BI -raportteihin avoimesta datasta laatimieni visualisointien avulla. Lisäksi kerään listaa suomalaisten organisaatioiden julkisista Power BI -raporteista tänne.

Power BI:n ympärille on kehittynyt aktiivinen yhteisö keskusteluryhmineen ja käyttäjät voivat jakaa omia visualisointejaan Data Stories Gallery -sivustolle, mikä onkin mainio paikka saada visualisointi-ideoita omiin raportteihin. Tervetuloa myös mukaan suomalaiseen MSBI & Power BI User Group Finland -käyttäjäkerhoon, jonka yhtenä vetäjänä toimin.

Microsoft kehittää Power BI:tä edelleen aktiivisesti ja kuuntelee käyttäjien toiveita. Kehitys on avointa ja kuka tahansa voi ehdottaa ideoita, äänestää niitä ja seurata ideoiden etenemistä ideafoorumilla.

Itsepalveluraportointi ja -analysointi (Self-Service BI)

Power BI:n avulla dataa voi esittää erilaisina mittareina sekä vuorovaikutteisina visualisointeina ja se soveltuu mainiosti itsepalveluraportointiin (self-service BI).

Raporttien laatiminen on siis mahdollista toteuttaa entistä lähempänä liiketoimintaa tai heidän itsensä toimesta. Helppokäyttöisyydestään ja edullisesta hinnoittelustaan johtuen Power BI:stä on tullut tärkeä raportointi- ja analysointiväline esimerkiksi kontrollereille ja analyytikoille.

Kuka tahansa pystyy lyhyellä opastuksella tekemään esivalmistelluista tietomalleista (data model, dataset) uusia visualisoituja raportteja, sillä niiden laatiminen on helpompaa ja intuitiivisempaa kuin esimerkiksi Excelin pivot-taulukoiden luonti. Parhaimmillaan raportin saa aikaan muutamissa minuuteissa ja koska visualisoinnit ovat keskenään vuorovaikutteisia, dataa voi helposti tarkastella eri näkökulmista ja siihen voi porautua eri tavoin.

On kuitenkin hyvä huomata, että itsepalveluraportointi voi tarkoittaa eri organisaatioissa eri asioita ja Power BI:n osaamistarve vaihtelee hyvin paljon käyttötavoista riippuen:

1. Liiketoiminnan omatoiminen itsepalveluraportointi (Business Led Self-Service BI)
   Itsepalveluraportointi voi tarkoittaa esimerkiksi kontrollerin tai talouspäällikön täysin itse toteuttamaa raportointia ilman IT:n taustatukea. Tällöin tietolähteet saattavat olla tiedostopohjaisia, kuten Exceleitä tai esimerkiksi erilaisista järjestelmistä ”exportattuja” csv-tiedostoja, eikä raporttien laatijalla itsellään ole mahdollisuutta vaikuttaa lähdejärjestelmästä saatavan datan rakenteisiin, vaan datan muokkaus raportoitavaan muotoon tapahtuu PBI Desktopin kyselyissä. Tällainen käyttö edellyttää monipuolista PBI Desktop -ohjelman osaamista. Erityisesti, jos raportteihin pitää yhdistellä dataa useista eri aineistoista. Kun Power BI julkistettiin vuonna 2015, Power BI -käyttäjät olivat pääsääntöisesti omatoimisia itsepalvelukäyttäjiä, sillä alkujaan Power BI:n ominaisuudet eivät tarjonneet vielä mahdollisuuksia keskitetympään IT:n ohjaamaan raportointiin.
2. IT:n ohjaama itsepalveluraportointi (IT Managed Self-Service BI)
   Isommassa organisaatiossa Power BI -itsepalveluraportointi voi puolestaan tarkoittaa ainoastaan visualisointien ja raporttien laatimista. Tällöin IT:n huolehtii ja ylläpitää keskitetysti tietovarastoja, -malleja ja -kuutioita eikä itsepalvelukäyttäjien tarvitse toteuttaa tietomallia tai laskennallisia mittareita. Tällöin tekninen osaamistarve on merkittävästi vähäisempi. Toki raporttien laatijat pitää perehdyttää hyvin tietomallien rakenteisiin ja niissä olevaan dataan.
3. Itsepalveluraportointi voi olla myös edellisten yhdistelmä eli sisältää elementtejä molemmista, jolloin tuotetaan sekä omatoimisesti tietomalleja että hyödynnetään keskitetysti toteutettuja malleja ja kuutioita.

IT:n toteuttama keskitetty raportointi

Power BI:n rooli keskitetympien ja hallitumpien ratkaisuiden toteutusvälineenä tai osana niitä on kasvanut merkittävästi vuodesta 2018 lähtien ja Microsoft on kehittänyt Power BI:n ns. enterprise-ominaisuuksia voimakkaasti.

Laajemmassa raportointiratkaisussa Power BI voi olla pelkkä visualisointiväline, jos taustalla on esimerkiksi SQL Server Analyysipalvelimen malli tai olap-kuutio. Toisaalta Power BI:llä voi myös toteuttaa Analyysipalvelimen Tabular-mallien kaltaisia ratkaisuita, sillä teknisesti ne käyttävät samaa Vertipaq-moottoria ja tekniikkaa.

Isossa organisaatiossa on tärkeää suunnitella Power BI -raportoinnin käytännöt ja hallintamalli hyvin, jotta ratkaisuista tulee kestäviä ja helposti ylläpidettävä. Power BI -pilvipalvelussa on tosin vieläkin puutteita, jotka saattavat aiheuttaa haasteita ja kompromisseja esimerkiksi raporttien jakeluun liittyen.

Laajempiin Power BI -toteutuksiin liittyy myös useita arkkitehtuurivalintoja, kuten kopioidaanko data Power BI:hin ja ajastetaan päivitykset (import & scheduled refresh) vai käytetäänkö esimerkiksi reaaliaikaista yhteyttä tietokantoihin tai kuutioihin (Direct Query, Live Connection). Valintoihin vaikuttaa mm. datan määrä tai miten ajantasaisia raportteja tarvitaan.

Kesällä 2019 julkistettiin tekniikka nimeltä Dataflows (Tietovuo), mikä mahdollistaa kyselyiden keskitetyn toteutuksen ja jakamisen sekä tiedon yhdistämisen ns. common data model entiteetteihin.

Teknisimpien lukijoiden kannattaa lukea lisätietoja mm. Microsoftin kattavista white paper -dokumenteista.

Erilaiset käyttäjäroolit

Power BI -käyttäjät voi jakaa neljään eri rooliin.

1. BI-kehittäjät, jotka toteuttavat yleensä ratkaisuita myös useilla välineillä, kuten SQL Server Analysis Services, SQL Server Reporting Services, Cognos, etc. ja hallitsevat erilaisia kieliä (SQL, R, Python, jne.). BI-kehittäjät työskentelevät yleensä IT/BI -organisaatiossa.
2. Teknisesti orientoituneet käyttäjät, jotka toteuttavat Power BI -ratkaisuita eli laativat kyselyitä, ymmärtävät tiedon mallinnuksen perusperiaatteita, kuten taulujen yhdistämisen ja laativat laskennallisia sarakkeita ja mittareita DAX-kielellä. Tällaiset henkilöt saattavat työskennellä joko liiketoiminnan puolella esimerkiksi kontrollereina tai vastaavissa tehtävissä.
3. Raporttien ja koontinäyttöjen laatijat, jotka tuntevat dataa riittävän hyvin, jotta kykenevät laatimaan olemassa olevista malleista raportteja. He eivät yleensä laadi tietomalleja tai DAX-mittareita.
4. Loppukäyttäjät, jotka hyödyntävät raportteja ja koontinäyttöjä päätöksenteon taustalla.

Power BI Desktop työvaiheet

Kyselyt (1), tiedon mallinnus ja laskentalogiikka (2-3) sekä visualisoinnit (4) toteutetaan Power BI Desktop -ohjelmalla.

Muodostuneet tiedostot julkaistaan joko Power BI Service -pilvipalveluun tai omassa konesalissa olevalle Power BI Report Server -raportointipalvelimelle ja jaetaan loppukäyttäjille hyödynnettäviksi.

Kyselyt ja tietomallin luo tyypillisesti henkilö, joka tuntee hyvin yrityksen tietojärjestelmät ja datan sisällön, kuten BI-asiantuntija, kontrolleri tai analyytikko.

Yksinkertaisia muutamista tauluista muodostuvia tietomalleja oppii tekemään kuka tahansa, joka ymmärtää esimerkiksi Excelin PHAKU (VLOOKUP) -funktion toimintaperiaatteen tai relaatiotietokantojen perusidean. Jos raportoitavana on vain yksi luettelo kuten tietokannasta ladattu näkymä tai yksittäinen .csv-tiedosto, ei osaamista tarvita senkään vertaa.

Laajempien kokonaisuuksien toteutus edellyttää relaatiotietokantojen ja ns. dimensionaalisen mallinnuksen perusperiaatteiden tuntemusta sekä mahdollisuutta opiskella laskennassa käytetyn DAX-kielen kielioppi.

• Kyselyt eli datan lataus ja muokkaus tehdään PBI Desktopissa olevassa Power Query -apuohjelmassa. Power Queryssä on yli 300 erilaista muunnos- ja muokkausmahdollisuutta, kuten desimaalipisteiden korvaaminen pilkuilla, sarakkeiden pilkkominen osiin, termin korvaaminen toisella, datan kääntäminen tai ryhmittely eri tavoin, jne. Datan muokkausmahdollisuudet ovat todella monipuoliset. Olen kirjoittanut aiheesta peruskäyttäjän Power Query -oppaan. Power Queryssä on ns. M-kieli, mutta vain edistyneimpien kehittäjien tarvitsee opiskella sitä perusteellisemmin. Halutessaan Power Queryssä voi käyttää myös SQL-, R- tai Python-kieltä.
• Tietomallin laatiminen tarkoittaa ladattujen taulujen yhdistämistä toisiinsa jonkun yksilöivän id-tiedon perusteella, kuten asiakasnumeron. Tietomallin laatimiseen liittyy myös esimerkiksi sarakkeiden muotoilu, lajittelujärjestysten määritys ja kenttien luokittelu vaikkapa maantieteellisiksi tiedoiksi, jotta tietoa voi visualisoida karttoina. Lisäksi tietomalliin lisätään DAX-kielellä kaavoja, joita kutsutaan mittareiksi (measures) tai lasketuiksi sarakkeiksi (calculated columns). Jotta ratkaisusta tulee helposti ylläpidettävä sekä laajennettava ja se tukee mahdollisimman hyvin laskentaa, malli olisi hyvä toteuttaa ns. dimensionaalisena tähtimallina: Why data modeling is important in Power BI
• Tietomalliin lisätään yleensä laskentalogiikkaa eli DAX-kielisiä kaavoja, jota kutsutaan mittareiksi (measures) tai lasketuiksi sarakkeiksi (calculated columns). DAX-kielellä voi myös luoda uusia tauluja. Kielessä on useita esimerkiksi Excelistä tuttuja funktioita, kuten SUM tai COUNT, mutta myös hyvin paljon täysin uusia funktioita, yhtenä tärkeimmistä mainittakoon CALCULATE. DAX on kuuluisi aikaälykkyydestään, sillä siihen on kehitetty lukuisia aikaan perustuvaan laskentaan tarkoitettuja funktoita, kuten TOTALYTD tai SAMEPERIODLASTYEAR.
• Visualisointi ja raportointi tarkoittavat raporttitiedostojen ja -sivujen luontia. Visualisointeja on helppo luoda ja raporttisivut ovat automaattisesti vuorovaikutteisia, joten esimerkiksi pylväskaavion yhden pylvään napsautus vaikuttaa siihen, mitä muissa saman sivun visualisoinneissa näytetään. Power BI:n sisäänrakennettujen visualisointien lisäksi visualisointeja voi laajentaa mukautetuilla visualisoinneilla (custom visuals) ja sovelluskehittäjät voivat koodata niitä lisää. Jokaisen raporttisivun voi halutessaan muokata mobiililaitteella helpommin käytettäväksi.

Kun Power BI Desktopilla luodut raportit on julkaistu pilvipalveluun, niistä voi muodostaa pilvipalvelussa ns. koontinäyttöjä (Dashboards). Yhdellä koontinäytöllä voi näyttää eri raporteissa olevia tunnuslukuja. Kun tällainen muodostettu koontinäyttö jaetaan käyttäjille, he saavat katseluoikeuden myös koontinäytön taustalla oleviin raportteihin.

Excel vs Power BI Desktop

Jos Excelin ns. Power-työkalut ovat tuttuja, PBI Desktopin eri osia voi verrata niihin, sillä PBI Desktop on saanut alkunsa eli se on toteutettu yhdistelemällä Excelissä jo pitkään käytössä olleita apuohjelmia (add-ins). Tosin kyseiset apuohjelmat ovat vieraita monille Excel-käyttäjille, sillä ne piti asentaa erikseen Excelin päälle aina vuoteen 2016 asti.

1. Power Query, jolla tehdään kyselyt eli ladataan ja muokataan data sopivaan muotoon,
2. Power Pivot, jolla data mallinnetaan eli yhdistetään taulut ja
3. lisätään laskentalogiikka DAX-kielisinä kaavoina,
4. Power View -raportit, joilla on pystyi tekemään Excel 2013 -versiossa vuorovaikutteisia visualisointeja, mutta joiden kehittäminen ja tukeminen on käytännössä jo lopetettu Excelissä. PBI Desktopissa visualisoinnit ovat kehittyneet huomattavasti, joten nykypäivänä niitä tuskin voi verrata Power View -visualisointeihin muuten kuin yhteisen vuorovaikutteisen toimintaperiaatteen osalta. Excelin nykyversiossa raportoinnissa käytetään lähinnä Pivot-taulukoita ja tavallisia Excelin kaavioita.

Vaikkakin PBI Desktop on saanut juurensa Excelistä, se on saanut paljon vaikutteita myös muista raportointityökaluista kuten Tableau ja Qlik. Gartner on tosin jo useita vuosia nostanut Microsoftin Tableaun ja Qlikin edelle omissa arvioissaan.

Voit aloittaa PBI Desktopiin tutustumisen lataamalla ja asentamalla sen joko täältä tai Microsoft Kaupasta (Store) ja tutustumalla näihin ohjeisiin: Power BI Desktopin käytön aloittaminen

Tai katsomalla tämän videon:

Kun olet tutustunut perusohjeisiin, kokeile esimerkiksi omien Outlook-kalenterimerkintöjesi analysointia tämän ohjeen avulla tai tutki valtion avoimia ostolaskuja näiden ohjeiden avulla.

Löydät PBI Desktopin kyselyominaisuuksista ohjeita myös HExcelligentin suomenkielisestä Power Query -kyselyppaasta

Power BI Service -pilvipalvelu

Mikäli raporttien jakelumenetelmänä käytetään pilvipalvelua, PBI Desktopilla toteutetut mallit ja/tai raportit julkaistaan ns. työtiloihin (workspace), missä raporteista kootaan tärkeimpiä mittareita ja visualisointeja ns. koontinäytöille (dashboard).

Työtilat on tarkoitettu raporttien toteuttajille ja kehittäjille eli yleensä työtiloissa on jäseninä vain raporttien laatijoita. He jakavat työtiloihin luotuja koontinäyttöjä sekä niiden taustalla olevia raportteja muille käyttäjille joko yksittäin tai paketoituina laajemmiksi kokonaisuuksiksi eli ns. sovelluksiksi (apps). Loppukäyttäjiä voi myös ottaa jäseniksi työtiloihin, mutta sen käyttöliittymä ei ole välttämättä paras loppukäyttäjän näkökulmasta.

Mikäli käytetään pilvipalvelua, yksittäinen Power BI -ratkaisu voidaan halutessa erottaa kahteen osaan:

1. tekniseen osaan ”golden dataset”, joka sisältää kyselyt ja tietomallin sekä
2. erillisiin visualisointitiedostoihin, jotka on kytketty ns. live-yhteydellä teknisiin mallitiedostoihin.

Tällä tavalla ratkaisuiden toteutusvastuun voi jakaa eri henkilöille ja eri henkilöt voivat muodostaa keskitetyistä tietomalleista erilaisia raporttikokonaisuuksia eri kohderyhmille.

Pilvipalvelu voidaan esimerkiksi ajastaa datan päivitys automaattisesti. Muita merkittävimpiä pilvipalvelun ominaisuuksia on listattu myöhemmin tässä jutussa.

Power BI pilvipalvelussa selaimella voi myös ladata tietoja ja toteuttaa raportteja, mutta ominaisuudet ovat huomattavasti rajoitetummat PBI Desktopiin verrattuna. PBI Desktopissa luotuja kyselyitä ja tietomallia laskentoineen ei esimerkiksi pysty muokkaamaan pilvipalvelussa. Käytännössä mallit ja suurin osa raporteistakin toteutetaan yleensä PBI Desktopissa.

Sovellukset pilvipalvelussa (apps)

Power BI -pilvipalveluun on toteutettu runsaasti erilaisia valmiita sovelluksia, joita kutsuttiin aiemmin sisältöpaketeiksi (content packs) ja joiden avulla käyttäjät pystyvät erittäin helposti analysoimaan eri pilvipalveluiden dataa, kuten Google Analytics, Salesforce, MailChimp, Dynamics CRM, Microsoft Project Online, jne.

Nämä sovellukset sisältävät valmiin tietomallin kaavoineen, raportteineen ja koontisivuineen, joten riittää että käyttäjällä on tunnus siihen pilvisovellukseen, josta haluaa muodostaa raportteja. Valmiit raportit saa sisältöpakettien avulla aikaan muutamissa minuuteissa.

Osa sovelluksista on käytettävissä vain pilvipalvelussa eikä niitä pysty muokkaamaan PBI Desktopissa, mikä valitettavasti tarkoittaa, että niihin voi lähinnä lisätä raportteja, mutta taustatekniikkaa ei voi itse muokata.

Jotkut Microsoftin omiin tuotteisiin liittyvät sovellukset ovat saatavilla myös PBI Desktop -tiedostoina, joten niiden pohjalta voi rakentaa laajempia malleja ja niihin voi lisätä omaa laskentaa sekä muita tietolähteitä. Tällaisesta on esimerkkeinä esimerkiksi Dynamics CRM-paketit, jotka voi ladata omaan käyttöön PBI Desktop -tiedostoina.

Yleensä kun puhutaan Power BI -sovelluksista (apps), tarkoitetaan itse pilvipalvelussa omaan käyttöön luotuja ja jaettuja sovelluksia.

Pilvipalvelun oleellisimpia ominaisuuksia

Seuraavassa on lista oleellisista pilvipalvelun ominaisuuksista.

• Datan päivityksen ajastus (scheduled refresh),
• Työtilat sekä yhteistyö muiden kehittäjien kanssa (workspace),
• Koontinäyttöjen (dashboard) luonti eli visualisointien kokoaminen yhteen näkymään useista eri raporteista,
• Koontinäyttöjen ja raporttien helppo ad-hoc tyyppinen jakaminen muille,
• Organisaation omien raporttikokonaisuuksien paketointi sovelluksiksi ja sovellusten jakelu (Publish app),
• Reaaliaikaisen striimatun datan visualisointi koontinäytöillä (streaming dataset),
• Raporttien ja koontinäyttöjen mobiilikäyttö,
• Raporttien julkaiseminen ja upottaminen julkisesti webiin,
• Raporttien upottaminen SharePoint Onlineen tai muihin O365-sovelluksiin, kuten Teams, Dynamics CRM tai PowerApps,
• Raporttien upottaminen muille kuin SharePoint Online -sivustoille,
• Julkaistujen tietomallien (dataset) hyödyntäminen keskitetysti ja raporttitiedostojen toteutus PBI Desktopissa,
• Pivot-taulukkoraporttien toteutus Excelissä Power BI -mallin pohjalta,
• Luonnollisen kielen kaltaiset kyselyt englanniksi kuten ”Sales by salesperson in 2019”,
• Hälytysten tilaaminen sähköpostiin tiedon päivittyessä,
• PowerAutomate-työnkulkujen käynnistäminen tiedon päivittyessä,
• Kyselyiden keskitetty toteutus eli tietovuot (Dataflows).

Tässä artikkelissa ei perehdytä pilvipalvelun yksittäisiin ominaisuuksiin.

Lisätietoja pilvipalvelusta:

Power BI -palvelun käytön aloittaminen

Power BI Report Server eli raportointipalvelin

Kesällä 2017 pilvipalvelun rinnalle julkistettiin Power BI Report Server, jotta Power BI -toteutuksia voi jakaa myös ilman pilvipalvelua omassa konesalissa. Report Server on ominaisuuksiltaan pilvipalvelua suppeampi, esimerkiksi koontinäytöt (dashboards) puuttuvat eikä Power BI -ratkaisua pysty jakamaan kahteen osaan (tekniikka ja visualioinnit).

Jos käytetään raportointipalvelinta, PBI Desktopista pitää käyttää palvelimelle optimoitua versiota.

Lisätietoja: Mikä on Power BI -raporttipalvelin?

Hinnoittelu ja lisenssit

PBI Desktop on ilmainen ja sen voi asentaa mihin tahansa Windows-työasemaan. PBI Desktop ei kuitenkaan ole raporttien loppukäyttäjille tarkoitettu väline, joten hyödyntämiseen tarvitaan joko pilvipalvelu eli pilvilisenssit tai vaihtoehtoisesti PBI Report Server.

Pilvipalvelulisenssejä on neljänlaisia:

• Power BI Free
• Power BI Pro
• Power BI Premium (P1 – P3)
• Power BI Embedded (EM1-EM3, A1-A6)

Voit tarkistaa tämänhetkiset hinnat Microsoftin sivuilta.

Nyt syksyllä 2020 Microsoft on esittelemässä näiden lisenssimallien rinnalle myös mahdollisuuden hankkia Premium-kapasiteettia yksittäisille käyttäjille. Kyseinen käyttäjäperusteinen Premium-malli tulee mahdollisesti saataville testikäyttöön syksyn 2020 aikana.

Power BI Free

Power BI Free -tunnuksen eli maksuttoman lisenssin voi hankkia yrityssähköpostin avulla rekisteröitymällä täällä. Rekisteröintiin ei kelpaa gmail.com tai live.com kaltaiset ilmaissähköpostiosoitteet.

Free-tunnus on tarkoitettu lähinnä henkilökohtaiseen käyttöön, sillä tunnuksella ei voi jakaa raportteja kollegoille eikä tunnuksella voi lukea muiden jakamia raportteja (ellei organisaatio ole hankkinut ns. Premium-kapasiteettipohjaista lisenssiä). Free tunnus sallii tosin täysin julkisen jakamisen eli tunnuksella voi luoda linkin, jolla kuka tahansa voi lukea raporttia. Tunnusta voi siis käyttää esimerkiksi täysin julkisten tilastojen toteutuksessa.

On hyvä huomata, että lähes kaikkiin O365-paketointeihin sisältyy tämä PBI Free -ilmaislisenssi, mutta sen avulla raportteja ei vielä pysty jakamaan organisaation sisällä. Monesti luullaan virheellisesti, että O365:ssa näkyvä Power BI -kuvake tarjoaisi täyspainoisen Power BI -käyttömahdollisuuden. Raporttien jakaminen ja niiden katsominen edellyttää maksullisia lisenssejä, joista kerrotaan seuraavassa.

Power BI Pro

Power BI Pro -lisenssien avulla raportteja voi jakaa kaikille, joilla on myös Power BI Pro -lisenssi. Jos yrityksen lisensointi on Pro-perusteinen, Pro-lisenssi pitää olla myös raporttien loppukäyttäjillä. Organisaation pääkäyttäjä voi erikseen määrittää onko myös jakaminen organisaation ulkopuolisille Pro-käyttäjille mahdollista.

PBI Pro sisältyy ainoastaan kaikkein laajimpaan O365 E5-pakettiin tai oppilaitoksille tarkoitettuun A5-pakettiin, jolloin sitä ei tarvitse hankkia erikseen käyttäjille. Muuten Pro-lisenssit pitää ostaa erikseen ja ne voi hankkia myös vaikkei organisaatiossa olisi käytössä O365:sta. Pro-lisenssin hinta on noin 8 € per kk per henkilö.

Power BI Premium

Power BI Premium kapasiteettiperusteinen lisenssi on tarkoitettu yleensä isoille yli 500 henkilön organisaatioille, joille käyttäjäkohtainen Pro-lisenssihinnoittelu muodostuisi melko kalliiksi. Premium-kapasiteettia hankintaa ns. nodeina ja yhden noden hinta on noin 4200 € per kk.

Premium-lisenssimallissa pitää hankkia henkilökohtaiset Pro-lisenssit vain heille, jotka toteuttavat ja jakavat raportteja muille käyttäjille. Hinnoittelulaskurin avulla voi arvioida Premium-lisenssin hintaa omassa organisaatiossasi.

Power BI Embedded

Pro- ja Premium -lisensseillä Power BI -sisältöä voi upottaa intra-sivustoille sekä O365-tuotteisiin (SharePoint, Dynamics, Teams, PowerApps), mutta joissakin skenaarioissa Pro- ja Premium -lisenssikustannukset nousisivat korkeiksi.

Mikäli halutaan kohtuullisilla kustannuksilla pystyä toteuttamaan raportointia esimerkiksi asiakasportaalin kautta hyvin suurelle määrälle asiakkaita, on mahdollista hankkia tämä erityisesti upottamiseen tarkoitettu lisenssi. Kun käytetään Embedded-lisenssiä, loppukäyttäjillä ei ole Power BI -pilvipalvelua eikä sen ominaisuuksia käytössä.

Power BI Embedded lisenssin (A- tai EM-sarja) avulla voi jakaa raportteja upotettuina itse koodatun sovelluksen sisällä. A-sarjan PBI Embedded (A1-A6) lisensseillä Premium-kapasiteettia saa käyttöön alkaen noin 600 € kuukaudessa tai jopa minuuttiperusteisesti, sillä palvelun voi sulkea ja käynnistää tarvittaessa. A-sarjan lisenssit sallivat upotuksen ainoastaan kustomoiduissa sovelluksissa (ei O365-sovelluksissa), sillä A-sarja edellyttää, että autentikointi koodataan itse.

Lisäksi on olemassa myös EM-upotuslisenssisarja (EM1-EM3,) jolla raportteja voi upottaa mukautettujen sovellusten lisäksi myös O365-tuotteisiin (PowerApps, Teams, SharePoint Online, Dynamics), sillä EM-lisenssien avulla voidaan hyödyntää O365:n autentikointia. EM-sarjan lisenssejä ei voi hankkia kuka tahansa, eli ne ovat saatavilla vain volyymilisenssiasiakkaille. Myös EM-hinnat alkavat noin 600 € per kk, kuten A-sarjan lisenssien, mutta niitä ei pysty käyttämään minuuttiperusteisesti sulkemalla ja käynnistämällä palvelua halutessaan.

Kumpikaan lisenssisarja (A tai EM) ei salli raporttien tarkastelua pilvipalvelussa tai mobiilisovelluksissa eli ne ovat tarkoitettuja vain upottamiseen. Lisenssit on tarkoitettu softakehitykseen, jotta Power BI -raportointia pystyy hyödyntämään erilaisten sovellusten raportointikomponenttina.

Power BI Report Server -raportointipalvelin

Raportointipalvelin ei sinänsä ole erillinen lisenssivaihtoehto, sillä se sisältyy lisensseihin eli sen saa käyttöönsä joko

• ”ilmaiseksi”, jos organisaatiolla on SQL Server Enterprise -lisenssi ja Microsoftin SA-sopimus tai
• hankkimalla aiemmin mainitun Power BI Premium -kapasiteettilisenssin, jolloin voi käyttää sekä pilvipalvelua että omaa raportointipalvelinta

Microsoftin suunnitelmat isoille organisaatioille

Tällä hetkellä Microsoft julkistaa aktiivisesti ominaisuuksia, jotka on tarkoitettu isoille organisaatioille ja jotka on käytettävissä vain Premium-lisenssillä. Seuraavassa joitakin niistä:

• XMLA-endpoint, joka mahdollistaa kytkeytymisen Power BI datasetteihin muistakin sovelluksista (Visual Studio, SQL Server Profiler, etc.) sekä kolmansien osapuolten sovelluksista, kuten Tableau
• Development pipelines, kehitystyön prosessien automatisointiin
• Azure ML integraatio,
• mahdollisuus yhdistää muuta dataa live connection -datasettehin (tulossa preview-vaiheeseen syksyllä 2020)

Kun pohditaan isojen organisaatioiden Microsoft-tarjoomaa Microsoftin suunnitelmat kiteytyvät seuraavaan:

”The clear future direction is Power BI Premium.”

Lue lisää Microsoftin omasta artikkelista.

Mistä lisäinfoa?

Sen lisäksi, että kirjoitan aiheesta HExcelligent-juttuja ja koostan niitä HExcelligentin Power BI -sivulle sekä vilahdus.fi -sivustolle, pidän Corelliassa aiheesta sekä avoimia että asiakaskohtaisesti räätälöityjä koulutuksia:

• Power BI perusteet,
• Power BI jatko – mallinnus ja DAX-johdanto,
• DAX perusteet,
• DA-100 Analyzing Data with Power BI

Toteutan tai avustan myös teitä toteuttamaan Power BI -ratkaisuita, joita pystytte itse jatkossa ylläpitämään ja kehittämään.

Katso kahvipaussin mittainen esityksen Power BI -palvelusta, joka nauhoitettiin marraskuussa 2015 Microsoftin studiolla:

Roolistasi riippuen sinun kannattaa tutustua myös tässä jutussa mainittujen aiheiden lisäksi:

• mahdollisuuteen ladata mukautettuja visualisointeja Power BI Desktop -malleihin,
• Power BI:n ohjelmoitavuuteen,
• Enterprise-ominaisuuksiin, kuten päivityksissä ja direct query -yhteyksissä tarvittavaan Gateway-palveluun,
• Power BI Report Serveriin.

Hieman ”hyvä tietää” -historiaa

Kun ryhdyt tutustumaan Power BI:hin sinun on hyvä tietää hieman historiaa, jottet erehdy lukemaan täysin vanhentuneita aiheeseen liittyviä ohjeita tai artikkeleita.

Tuotteen varhaisempaa versiota kutsuttiin nimellä Power BI for Office 365 ja sitä voi käytännössä pitää lähinnä eräänlaisena esiversiona. Se ei olemassaolonsa aikana vuosina 2014-2015 koskaan yleistynyt Suomessa ja koska vanha ja uusi palvelu eroavat toisistaan merkittävästi, Power BI for Office 365 tuotteeseen liittyviä artikkeleita tai ohjeita ei enää kannata lukea.

Vanhan Power BI for Office 365 -tuotteen raportit perustuivat Excelillä luotuihin Power Pivot -tietomalleihin ja raportteja tehtiin joko Pivot-taulukoina tai Power View -kaavioina ja ne julkaistiin Office 365:een. Uudessa Power BI:ssä ei tarvita enää lainkaan Exceliä eikä välttämättä edes Office 365 -lisenssiä. Raportteja tehdään Power BI Desktop -ohjelmalla ja ne julkaistaan Power BI -pilvipalveluun, jonka lisenssin voi hankkia myös ilman olemassa olevaa Office 365 lisenssiä.

Vaikka Excel ei enää ole keskeisessä roolissa tuotteen ytimessä, Excel voi kuitenkin edelleen olla oleellinen osa raportointia, sillä

• Excel-tiedostoja voi esimerkiksi käyttää tietolähteinä,
• Excelin Power Pivot -tietomalleja voi konvertoida Power BI Desktop -tietomalleiksi,
• Excel-tiedostoja voi näyttää sellaisenaan Power BI palvelussa muiden raporttien joukossa tai
• Excelillä voi tehdä Pivot-raportteja Power BI -palveluun julkaistuista tietomalleista.

Power BI perustuu samaan teknologiaan, joka esiteltiin alkujaan Excelin 2010 PowerPivot -versiossa. Excelin lisäksi teknologia otettiin käyttöön vuonna 2012 myös SQL Server Analysis Services Tabular -malleissa. Power BI:ssä käytetään myös samaa DAX-kieltä kuin Power Pivotissa ja SSAS Tabular -malleissa.