Kenen palavereissa vietät eniten työaikaasi? Miten monta kokouspyyntöä olet itse lähettänyt? Entä miten suuri osa palavereistasi on online-kokouksia?

Kirjoitin ohjeet, joiden avulla voit ladata Outlookin kalenterimerkinnät analysoitavaksi Power BI Desktopiin tai Exceliin. Ohjeita soveltamalla pystyt analysoimaan myös sähköpostiviestejäsi tai muita Outlookin kohteita.

Jos et ole aiemmin käyttänyt Excelissä ja Power BI Desktopissa olevaa Power Queryä, löydät lisätietoja Power Query & Power BI kyselyoppaasta.

1. Valitse Excel 2010 tai 2013 -versiossa Power Query > From Other Sources > From Microsoft Exchange tai
   Excel 2016, 2019 tai O365 -versiossa Data > Get & Transform > New Query > From Other Sources > From Microsoft Exchange tai
   Power BI Desktopissa Get Data > More > Other > Microsoft Exchange.
2. Kun olet antanut sähköpostiosoitteesi ja edennyt ohjauksessa, valitse vasemmalta käytetäänkö teillä paikallista sähköpostipalvelinta (Exchange) vai ovatko sähköpostit O365:ssa (Microsoft) ja kirjaudu tunnuksellasi. Jos kysytään, salli Microsoft Exchange Autodiscovery Servicen käyttö.
3. Valitse avautuvasta Navigator -ikkunasta Calendar ja avaa Power Query valitsemalla Edit. Huomaa, että Power Query saattaa jäädä Power BI Desktop -ikkunan taakse, joten siirry siihen tarvittaessa.
4. Kun Power Query on avautunut, valitse Home > Choose Columns  -komennolla vähintään sarakkeet Location, Start, End ja Attributes. Voit halutessasi ottaa mukaan myös muita sarakkeita.
5. Laajenna Attributes-sarakkeesta esiin vähintään seuraavat kentät (napsauttamalla otsikossa olevaa laajennussymbolia): IsMeeting, Organizer, Duration ja IsOnlineMeeting. Jotta uusien laajennettujen sarakkeiden etuliitteeksi ei jää Attributes, poista rasti kohdasta Use Original Column name as prefix.
6. Suodata halutessasi vain kokouspyynnöt ja laajenna esiin kokouksen järjestäjän nimi.
7. Lataa lopulta tiedot Excelissä komennolla Home > Close & Load ja Power BI Desktopissa Home > Close & Apply.
8. Tämän jälkeen voit ryhtyä tekemään Excelissä pivot-taulukoita sekä Power BI Desktopissa erilaisia visualisointeja.

Huom! Jos käytät Exceliä ja lasket yhteen aikoja, valitse pivot-taulukossa lukumuotoiluksi aikamuotoilu, joka kykenee näyttämään yli 24 tunnin meneviä aikamääriä.

Laadi haluamasi raportit.

PS. Minä näytän istuvan omissa palavereissani.