Näppärä Excel-lomakalenteri

Näppärä Excel-lomakalenteri

Lomakausi lähestyy – ta daa – joten tein helppokäyttöisen lomakalenterin, joka soveltuu minkä tahansa vuoden lomien kirjaamiseen. Määrität kalenteriin haluamasi vuoden sekä kyseisen vuoden arkipyhät ja voit ryhtyä syöttämään eri tyyppisiä lomajaksoja (esim. kesäloma, hiihtoloma, palkaton vapaa) ja valita kalenterimerkinnät näytettäväksi joko loman tyypin, työntekijän nimen tai tiimin perusteella.

Lisäksi kalenterissa on Yhteenveto-taulukko, josta näet lomapäivien lukumäärät. Voit itse määrittää Kalenterin ylläpitotaulukosta aikajakson eli kalenteri toimii minä vuonna tahansa. Lisäksi voit itse määrittää millaisia jaksoja kalenterista voi valita tarkasteltavaksi (esim. 2017 – 2N, 2017 – tammi, 2017 – helmi).



Voit testata kalenteria selaimella täydellä ruudulla napsauttamalla taulukon oikeasta alakulmasta View full-size workbook -painiketta. Tosin kalenteri on selaimella melko hidas eikä esimerkiksi solun D13 valintaluettelo ei toimi selaimella.

Saat ladattua työkirjan itsellesi oikean alakulman Download-painikkeella. Työkirjassa ei ole mitään suojauksia, joten se toimii Excelissä ilman rajoituksia. Osa  lomakalenterin toiminnoista vaatii vähintään Excel 2013 -version. Esimerkiksi kalenteritaulukon osittajapainikkeet ja yhteenveto-taulukon aikaosittaja toimivat vasta 2013 -versiosta alkaen. Blogin lopussa on myös Excel 2010 -versiolle tehty lomakalenteripohja. Ks. myös kalenterin lyhyt käyttöohjevideo.painikkeet

En tehnyt kalenteriin makroja, sillä mielestäni kalenterin sai melko toimivaksi ilman niitäkin. Työkirjaan voisi tehdä makron, jonka avulla pystyisi suodattamaan solusta D13 valitun kauden merkinnät. Tässä versiossa kauden valitseminen vaihtaa vain aikajanan tietoja ja käyttäjän pitää erikseen suodattaa esiin halutut rivit.

Olen käyttänyt kalenterin toteuttamisessa monipuolisesti erilaisia Excel-tekniikoita. Joitakin olen sivunnut aiemmissa jutuissani:

Lisäksi käytin kalenterissa seuraavia tekniikoita:

PS. Kevättä ja kesää todellakin rinnassa, sillä ulkona näyttää huhtikuulta. Kalenteri sai värinsä keväisestä tulppaanikimpusta.

tulppaanit

 

PS (26.3.2014): Kalenterin suuresta suosiosta ja pyynnöistä johtuen tein myös Excel 2010 -versiossa toimivan ratkaisun, jossa ei ole taulukon osittajia eikä pivot-taulukoiden aikaosittajaa. Lataa Excel 2010 -versiossa toimiva versio: lomakalenteri_excel_2010

8.4.2014: Tein myös lyhyen lomakalenterin käyttöohjevideoklipin: Excel-lomakalenterin käyttöohje

29.8.2014: Lomakalenterin uusi versio löytyy täältä: Uudistettu näppärä Excel-lomakalenteri. Uudessa versiossa loman voi syöttää useana jaksona samalle riville.

Löydät muita HExcelligent-työkaluja täältä.

18 kommenttia artikkeliin ”Näppärä Excel-lomakalenteri

  1. Totta kai! Hyötykäyttöä varten tein.

    Ja jos eräs teillä töissä haluaa tuosta monipuolisemman automatisoidun (makro + userform) -version, tiedät kenen puoleen kääntyä, jos sulla ei ole itselläsi aikaa viritellä. 🙂

    Tuo sopii pienillä muutoksilla monenlaisten luokiteltujen merkintöjen tai määräaikojen kirjaamiseen: erilaiset kampanjat, markkinointitoimenpiteet, koulutukset, jne.

    Tykkää

    • Muokkasin kalenteria vielä siten, että se laskee suomalaisittain lomapäivien lukumäärään ma – la ja jättää arkipyhät pois laskuista. Lisäsin myös viikonloppujen sekä arkipyhien ehdollisen muotoilumahdollisuuden. Arkipyhälistaa ylläpidetään ylläpitotaulukossa. Tosin näiden muutosten jälkeen tuo upotettu versio tuntuu entistä jähmeämmältä. Excel 2013 -versioon ladattuna toimii ihan ripeästi.

      Tykkää

      • Saako kalenteriin loma-ajanjakson, joka pidetään useassa eri pätkässä, yhdelle riville? Esim. henkilöllä kesälomaa kolmessa eri ajanjaksossa -> tehdään kolmelle eri riville. Saako tästä yhdistettyä tiedot yhdelle riville. tarve olisi suuri, tulostettaessa lomakalenteria on paljon helpompi lukea kun kaikki loma-ajat samalla rivillä? Muutoin ihan loistava kalenteri, otettu käyttöön ja muokattu omiin tarpeisiin.

        Tykkää

        • Hienoa kuulla, että lomakalenteri on päässyt oikeisiin töihin!

          Tuo toive ei ole toteutettavissa ihan nappia painamalla, mutta laitanpa myssyyni pohdittavaksi. Toki aikajakso-välejä voisi lisätä useita pareja (esim. 3), mutta jos emme tiedä etukäteen mikä on maksimi?

          Makroilla saa tehtyä vaikka mitä, mutta tässä halusin välttää niitä, jotta periaatteessa ”kuka tahansa” pystyisi ylläpitämään kalenteria.

          Tykkää

        • Kiitos Heidi! Tuo tosiaan on hankalaa, kun ei tiedetä etukäteen kuinka monta aika-jaksoa tarvitsee. Toki voisi kokeilla esim. 3 ensi alkuun….:) Mutta todella hienoa olisi jos saisi jotenkin ratkaistua ja mielellään vielä ilman makroja niin on helppo käyttääkin. Toki makrojen käyttökin onnistuu jotenkin itseltäkin, en ole niihin vielä ehtinyt paljon perehtyä. Jäänpäs odottelemaan jos ratkaisua löytyisi!

          Tykkää

  2. Sellainen tuli mieleen, että mitäs jos henkilä pitää sekaisin niin talvilomaa ja välissä vaikka saldovapaata/palkatonta, niin yhden henkilön kohdalle ei voi valita kuin yhden ”poissaolon syyn”. Vai enkö vaan osaa käyttää? 🙂

    Tykkää

    • Moi Noora,

      Voit valita yhdelle riville vain yhden poissaolon syyn, mutta voit syöttää samalle henkilölle useita rivejä eli erilaisia poissaoloja eri riveille.

      – Heidi

      Tykkää

  3. Kiitos ensinnäkin mahtavasta kalenterista. Minä olisin erityisen kiinnostunut saamaan tämän toimimaan niin, että se ei laskisi lauantaipäiviä lomiksi – valtiolla kun on eri laskentasäännöt. Kiitos jo etukäteen vastauksesta!

    Tykkää

    • Moi Henrik,

      Lomat lasketaan ma-pe päivien mukaan, kun muokkaat Lomapäivät (ei sis. pyhiä) -sarakkeen kaavaa siten, että vaihdat lainausmerkkien sisällä olevan ”0000001” merkkijonon tilalle ”0000011”.

      Merkkijonossa on seitsemän merkkiä, joista jokainen kuvaa yhtä päivää maanantaista alkaen. Nollat tarkoittavat niitä päiviä, jotka halutaan laskea mukaan. Merkitsemällä lauantain ja sunnuntain 1:llä, niitä ei lasketa mukaan päivien väliseen erotukseen.

      – Heidi

      Tykkää

      • Kiitos vastauksesta! Onko tätä mitään keinoa automatisoida vai pitääkö minun käydä erikseen muokkaamaassa jokaista solua erikseen, mikä on ”Lomapäivät (ei sis. pyhiä)” alla?

        Tykkää

        • Kalenterialue eli luettelo on muunnettu sellaiseksi taulukoksi, jossa kaavat muuttuvat automaattisesti koko sarakkeessa, kun teet muutoksen yhdelle riville. Jos jostain syystä näin ei tapahdu, muuta ylimpänä oleva kaava ja kopioi kaava esimerkiksi solun oikeassa alakulmassa olevaa pientä neliötä vetämällä alapuolisille riveille. Huomaathan, että uudistetussa kalenteriversiossa kaava on monirivinen eli sinun pitää laajentaa kaavarivi näkyviin ja muuttaa koodi jokaiselta riviltä. Saat kaavarivin laajemmaksi sen oikeassa reunassa olevalla nuolella.

          Tykkää

  4. Toinen kysymykseni koskee yhteenvetovälilehteä (käytän viimeisintä versiotasi), minulla ei ole siellä tuollaista graafista kuvaajaa kuin sinun esittelyvideolla, kuinka tämän saisi päälle?

    Tykkää

    • Lukumäärät lasketaan yhteenvetoon Lomapäivät (ei sis. pyhiä) -sarakkeesta. Koska uudemmassa versiossa kyseisessä sarakkeessa oleva yksi luku voi muodostua useiden eri kuukausien aikana pidetyistä lomajaksoista, kuukausittaista viivakaaviota ei enää pysty toteuttamaan. Ensimmäisessä versiossa jokainen lomajaksomerkintä tehtiin eri riville ja ensimmäisen version ohjeissakin oli maininta, että lomajakso joka jakautui useille kuukausille, piti jaksottaa kuukausikohtaisesti eri riveille. Kun jokaisella rivillä on vain yhden kuukauden lomajakso, lukumäärä on kuukausikohtainen ja siitä voi laskea kuukausittaiset lukumäärät. Toivottavasti pysyt kärryillä 🙂 Jos siis kaipaat kuukausittaisia yhteenvetoja, kannattaa käyttää kalenterin ensimmäistä versiosta ja syöttää jokainen tiettyyn kuukauteen liittyvä lomajakso omalle rivilleen.

      Toivottavasti kalenterista tulee olemaan hyötyä!

      Tykkää

  5. Paluuviite: Vuoden 2017 kalenteri Excelissä | HExcelligent.fi

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s