Olipa kerran eräs pieni Myynti- ja markkinointiyritys, joka myi Tuotteita. Tuotteiden jakelu ja laskutus tapahtuivat suuren Tukkuliikkeen kautta. Tukkuliike puolestaan myi pienelle Myynti- ja markkinointiyritykselle tuotteiden myynteihin ja varastosaldoihin liittyviä vakioraporttipaketteja, joista osa päivittyi päivittäin ja osa kuukausittain.

Vakioraporttipaketit olivat määrämuotoisia Excel-työkirjoja, joiden asiakaskohtainen räätälöinti ei ollut mahdollista. Ne sisälsivät sinänsä hyvin siistiä dataa – luetteloita, joista pystyi laskemaan tuloksia erilaisten kaavojen ja välisummien avulla.

Myynti- ja markkinointiyrityksen näkökulmasta luettelot eivät sellaisenaan tarjonneet liiketoiminnan kannalta kriittisiä tietoja, vaan Tukkuliikkeeltä saadun tiedon jalostamiseen (kuten kaavoihin, välisummiin, sarakkeiden poistoihin, tuotekoodien täsmäämiseen) tuhrautui viikoittain tuntitolkulla aikaa. Pienen Myynti- ja markkinointiyrityksen piti esimerkiksi suunnitella hyvin tarkasti Tukkuliikkeelle lähetettävät tavaramäärät, sillä ylityksistä seurasi sakkomaksuja ja liian vähäisistä tuotemääristä tyytymättömiä asiakkaita ja liikevaihdon laskua.

Eräänä päivänä Myynti- ja markkinointiyrityksen toimitusjohtaja sekä myyntijohtaja päättivät yksissä tuumin, että kaavojen ja välisummien kanssa tuhraaminen saisi loppua. Tiedon jalostamiseen menevä aika piti saada käytettyä tiedon analysointiin sekä järkevien liiketoimintapäätösten tekemiseen. Siis rutiininomainen lihastyöaika aivotyöajaksi!

Tarina tyytyväisemmästä pienestä Myynti- ja markkinointiyrityksestä jatkuu

… ei kulunut kuin viikko yhteydenotosta, kun eilen toteutin pienelle Myynti- ja markkinointiyritykselle automatisoidut raportit ja tänään aamupäivällä kävin opastamassa heille niiden käytön. Raportteihin tarvittava viikoittainen työaika supistui viiteen minuuttiin (sisältäen luetteloiden lataamisen Tukkuliikkeen web-palvelusta). Minulle laskutettavaa työtä kertyi vain 8 tuntia, mutta pienelle Myynti- ja markkinointiorganisaatiolle ajan ja hermojen säästö sekä työn tuottavuuden kasvu olivat merkittäviä.

Tämänaamuisia kommentteja:

• Mitä sinä Liisa (nimi muutettu) teet tästä lähtien yhdeksän jälkeen? (eikä tarkoitettu iltayhdeksää)
• ”-   –   –   – en oikein osaa sanoa edes mitään, kun en vielä usko, että tämä on totta”
• Älä kerro miten paljon olemme käyttäneet tähän aiemmin tai Heidi moninkertaistaa hintansa!
• Onkohan siitä tehty tutkimuksia, miten paljon aikaa esimerkiksi pivot-taulukoilla voi säästää ja miten vähäistä osaa Excelistä osataan käyttää? 1 – 5%?

Ja tämä tarina on tosi.

Ota siis yhteyttä, kun päätät käyttää aikasi oleelliseen: heidi.enho@onsight.fi