Exceliin voi asentaa Power BI Publisher for Excel -apuohjelman, jonka avulla Excel-sisältöä saa kiinnitettyä staattisina snapshot-kuvina Power BI koontinäytöille (dashboards).

Asennuksen jälkeen apuohjelma näkyy Excelin valintanauhassa POWER BI -välilehtenä.

 

Kohteiden kiinnittäminen Excelistä Dashboardeille

Kirjaudu Power BI -palveluun Profile-painikkeella. Jos sinulla on maksullinen Power BI Pro, valitse ensin Power BI välilehdeltä se ryhmätyötila (Workspace), johon kiinnität Excel-sisältöä.

Anna myös sille objektille tai alueelle nimi, jonka aiot kiinnittää Power BI koontinäytölle. Löydät jutun lopusta nimeämisohjeita.

Valitse tämän jälkeen nimetty alue tai nimetty kohde (kuten Pivot-taulukko) ja kiinnittä sen Pin-toiminnolla jollekin koontinäytöllesi (dashboard). Voit myös luoda uuden koontinäytön.

Pin to Dashboard löytyy työkalun asennuksen jälkeen myös Excelin pikavalikosta.

Kiinnitettyjen kohteiden päivitys Excelissä

Kun Excel-tiedoston sisältö muuttuu, suoritat kiinnitettyjen kohteiden päivityksen Pin Manager -ikkunan Update-toiminnolla. Päivitys on suoritettu, kun valitsemiesi kohteiden eteen ilmestyy vihreä kuittausmerkki, kuten alla olevassa kuvassa.

Kiinnitettyjen kohteiden asetukset Power BI Dashboardilla

Dashboardille kiinnitetyt Power BI visualisoinnit avaavat napsautettaessa vastaavan Power BI raportin. Excelistä kiinnitetyn kohteen napsautus ei oletusarvoisesti saa aikaan yhtään mitään. Voit halutessasi määrittää Excelistä kiinnitetylle kohteelle esimerkiksi kyseisen Excel-tiedoston URLin, jotta kyseistä kiinnitettyä kohdetta avaamalla avautuu kyseinen Excel-tiedosto.

 

Excelistä kiinnitettyjen kohteiden päivitystä ei pysty ajastamaan, eli päivitys pitää muistaa tehdä manuaalisesti Excel-tiedostosta käsin.

Kiinnitettävien kohteiden nimeäminen

Jos valitset Excelistä Pivot-taulukon, taulukoksi muunnetun alueen (Table) tai alueen, jolle on annettu Excelin aluenimi, työkalu ymmärtää tallentaa viittauksen kyseiseen objektiin. Tämä tarkoittaa, että objektin koon muuttuessa Excelissä, Power BI koontinäytölle päivittyy dynaamisesti oikean kokoinen alue, kun sisältö päivitetään. Koontinäytön tiilen koko ei tosin  osaa muuttua Excel-kohteen koon muuttuessa. Jos valitset alueen, jolle ei ole annettu nimeä, työkalu nimeää sen automaattisesti Range1-tyyppisesti. Jotta tunnistat Pin Manager -ikkunassa objektit, kaikille objekteille kannattaa antaa kuvaavat nimet ennen kiinnitystä! Alla olevassa esimerkkikuvassa kohteille ei ole annettu nimiä, joten niitä on hankala tunnistaa.

Nimeäminen tapahtuu eri kohteille seuraavasti

• Pivot-taulukko tai Excel-kaavio:
  Valitse Pivot-taulukko tai Excel-kaavio ja siirry kyseisen objektin työkaluvälilehdelle. Välilehden nimi vaihtelee eri Excel-versioissa (2013-2016 versioissa Analyze). Nimeämisruutu löytyy välilehdellä vasemmasta reunasta. Kaavioiden ja pivot-taulukoiden nimet saavat sisältää välilyöntejä.
• Taulukoksi muunnettu alue (table):
  Siirry taulukon sisälle ja anna nimi Design (Rakenne) -välilehdellä olevan nimiruudun avulla. Taulukoiden nimet EIVÄT SAA sisältää välilyöntejä.
  
• Mikä tahansa Excelin alue:
  Valitse alue ja kirjoita nimi kaavarivin alussa olevaan nimiruutuun. Tavalliset aluenimet EIVÄT SAA sisältää välilyöntejä.
  

[Edit 07/2016: Power BI Publisher for Excel -työkaluun lisättiin heinäkuussa uusi Connect to Data -toiminto, jonka avulla voit ryhtyä tekemään Power BI -palveluun julkaistuista tietomalleista pivot-taulukoita. Lue lisää: Uudistunut: Excel-raporttien laatiminen Power BI -malleista]