Power BI Desktop -ohjelmaan sekä Power BI palveluun voi ladata dataa kymmenistä erilaisista tietolähteistä. Yhtenä Power BI:n tietolähteenä voi olla myös Excel-tiedostot. Power BI tarjoaa siis uuden ja erittäin monipuolisen sekä vuorovaikutteisen datan visualisointimahdollisuuden myös kaikille Excel-käyttäjille.

Jos Power BI ei ole sinulle tuttu, sinun kannattaa myös joko katsoa  Power BI – Mistä on kyse? videoklippi tai silmäillä HExcelligentin Power BI -sivu. Jos tarvitset teknisempiä lisäohjeita Power BI Desktopin kyselyeditorista, tutustu myös Power Query & Power BI kyselyoppaaseen.

Excel-lähdetiedostojen sijainti ja päivitettävyys

Kun olet ladannut dataa Power BI Desktopiin, voit päivittää datan kaikissa tilanteissa manuaalisesti käyttämällä Power BI Desktopin Refresh-komentoa. Manuaalinen päivitys onnistuu siis aina, mutta mikäli aiot käyttää Desktopin lisäksi Power BI pilvipalvelua visualisointien julkaisemiseen ja jakamiseen ja haluat datan päivittyvän automaattisesti tiettyyn kellonaikaan, sinun on hyvä tietää jo ennen kyselyiden ja raporttien luontia, mihin Excel-lähtötiedostot kannattaa sijoittaa.

Mikäli julkaiset Power BI Desktop -mallin Power BI pilvipalveluun, pystyt määrittämään tietolähteille ajastetun päivityksen (esimerkiksi kerran vuorokaudessa), mikäli olet tallentanut Excel-tiedostot johonkin seuraavista Microsoftin pilvisijainneista:

• OneDrive (ilmainen henkilökohtainen kuluttajille tarkoitettu pilvitallennustila, jos olet luonut itsellesi Microsoft-tilin),
• OneDrive for Business (organisaatiosi Office 365 -palvelussa oleva henkilökohtainen tallennustilasi) tai
• Office 365 palvelun SharePoint-kirjasto.

Jos lähdetiedostot sijaitsevat jossain muualla kuin edellä mainituissa Microsoftin pilvisijainneissa, päivitysmahdollisuus vaihtelee siitä riippuen käytätkö maksullista Power BI Pro vai ilmaista Power BI palvelua:

• Maksullinen Power BI Pro sisältää työasemaan asennettavan ns. Personal Gatewayn, joka huolehtii datan ajastetusta päivityksestä, jos työasema on käynnissä ajastettuna ajanhetkenä. Organisaatiossasi voi olla myös palvelimelle asennettu organisaatiosi päivityksistä huolehtiva enterprise gateway.
• Ilmaisen Power BI:n käyttäjän pitää päivittää data manuaalisesti avaamalla raportointitiedosto Power BI Desktop -ohjelmaan ja suorittamalla Refresh-komento ja julkaisemalla tiedosto uudelleen aiemmin käytetyllä nimellä Power BI palveluun.

Erilaiset Excel-tietolähteet

Kun haluat yhdistää Power BI raportteihisi dataa myös Excelistä, aineisto voi olla jokin seuraavista:

• Excelissä taulukoksi (table) muunnettu alue,
• Excel-laskentataulukko (sheet) tai
• Excelissä nimetty alue (named range).

Taulukoksi muunnetun alueen lataaminen Power BI Desktopiin

Aloitetaan helpoimmasta eli määrämuotoisesta taulukoksi muunnetusta alueesta, joka on tyypillisesti luettelomuotoista dataa.

1. Aloita lataus Power BI Desktopissa komennolla Home > Get Data > Excel ja valitse Excel-tiedosto.
2. Kaikki taulukoksi muunnetut alueet näkyvät Navigator-ikkunassa merkittynä symbolilla, jonka yläosassa on sininen otsikkoriviä kuvaava alue. Valitse haluamasi taulukko tai taulukot ja suorita joko lataus (Load) tai siirry muokkaamaan kyselyä (Edit). 

Power BI Desktop tunnistaa automaattisesti taulukoksi muunnetun alueen otsikkorivin ja sarakkeiden tietotyypit sekä antaa Power BI Desktop kyselylle nimeksi taulukon nimen, joten välttämättä kyselyä ei tarvitse käydä muokkaamassa (Edit) vaan voit suorittaa latauksen suoraan (Load). Joidenkin sarakkeiden tietotyypeissä saattaa tapahtua virheitä. Esimerkiksi päivämäärää muistuttavat tekstimuotoiset tiedot (kuten 2015-Jan) saattavat muuntua päivämääriksi tai postinumeroista saattaa kadota etunollia. Mikäli näin tapahtuu, siirry muokkaamaan kyselyä ja poista kyselystä se vaihe (step), joka suorittaa automaattisen tietotyyppimäärityksen. Löydät lisätietoja kyselyistä Power Query & Power BI kyselyoppaasta.

Excel-laskentataulukon lataaminen Power BI Desktopiin

Voit ladata minkä tahansa Excel-laskentataulukon (sheet) Power BI Desktopiin, mutta varaudu siihen, että sinun pitää tuntea Power BI Desktop kyselyeditori hyvin, sillä joudut yleensä tekemään runsaasti erilaisia konversioita vapaamuotoisille Excel-laskentataulukoille. Sinun pitää yleensä määrittää sarakeotsikot, poistaa turhia rivejä, muuntaa tietotyyppejä jne. Lisäksi tulee huolehtia, että taulukoiden rakenne ei muutu Excelissä, jotta laatimasi kysely toimii datan päivityksen yhteydessä. Tyypillisesti tällaiset lähdetaulukot suojataan Excelissä.

Tässä esimerkissä kerrotaan, miten alla oleva Helsingin budjettitaulukko ladataan Power BI Desktopiin. Huomaa, että taulukko ei ole luettelo, joten se pitää muuntaa sellaiseksi Power BI Desktopin kyselyeditorissa. Jos haluat kokeilla itse, lataa esimerkkitiedosto itsellesi: Helsingin budjetti.xlsx

1. Aloita lataus Power BI Desktopissa komennolla Home > Get Data > Excel ja valitse Excel-tiedosto.
2. Valitse se laskentataulukko, jonka haluat ladata (tässä Helsinki) ja siirry muokkaamaan kyselyä Edit-vaihtoehdolla.
   Jokaisen laskentataulukon lataamiseen liittyy omat erityispiirteensä, mutta tässä esimerkissä on useita sellaisia toimintoja, joita tarvitset usein ladatessasi ”ei-luettelomuotoista” sisältöä Power BI Desktopiin.
3. Poista 2 ylimmäistä turhaa riviä komennolla Home > Remove Rows > Remove Top Rows ja syötä poistettavien rivien lukumäärä.
   
4. Nosta ensimmäiseksi jäänyt rivi otsikkoriviksi komennolla Home > Use First Row As Headers.
5. Jos aineistossasi on hierarkisia otsikoita, voit täyttää tietoa alas. Tässä esimerkissä pitää valita ensimmäinen sarake ja täyttää sarakkeessa olevat väliotsikot jokaiselle riville käyttämällä komentoa Transpose > Fill > Down. Jokaista otsikkoa (kuten Liikevaihto) täytetään alla oleviin null-arvoisiin soluihin.
6. Lopputulos tässä vaiheessa:
7. Suodata pois turhat null-rivit, esimerkiksi Column2-sarakkeen avulla:
8. Vaihda sarakeotsikot kaksoisnapsauttamalla niitä.
9. Koska kuukaudet (tammi, helmi, jne.) ovat eri sarakkeissa, niiden käsittely raportoinnissa on hankalaa, kuten ehkä tiedätkin, jos olet tehnyt Excelissä pivot-taulukoita. Helpottaaksesi raportointia, voit kääntää kuukausisarakkeet valitsemalla muut sarakkeet ja antamalla komennon Transform > Unpivot Columns > Unpivot Other Columns.
10. Toiminto kääntää kuukausisarakkeet kahdeksi sarakkeeksi, joiden otsikoiksi tulee Attribute ja Value. Vaihda sarakeotsikot tuplanapsauttamalla. Tämän jälkeen aineistosta on hyvä vielä suodattaa pois kuukausilukujen perusteella johdetut muut luvut, kuten 1 Q, 2 Q ja 1 H -rivit. Yleensähän riittää, että tietomalliin ladataan vain alkuperäiset lähtöluvut.
11. Tarkista ja määritä tarvittaessa numeeristen sarakkeiden tietotyypit. Huomaa, että tämä on tärkeä vaihe jokaisessa Power BI Desktop kyselyssä.
    
12. Aineistoon on hyvä vielä lisätä sarake, joka kertoo toimipisteen, mikäli samaan dataan yhdistetään myöhemmin muita toimipisteitä. Uusi sarake muodostetaan kaavana eli lisätään komennolla Add Column > Add Custom Column.
    
13. Tässä esimerkissä suoritetaan vielä Kuukausi-sarakkeessa kuukausien korvaus pikavalikosta löytyvällä Replace Values -komennolla siten, että kunkin kuukauden nimen eteen lisätään kuukauden numero kahdella numerolla, jotta kuukaudet näkyvät visualisoinneissa automaattisesti oikeassa järjestyksessä. Huom! Lajittelujärjestyksen määrittämiseen on fiksumpikin tapa, mutta esimerkin yksinkertaistamiseksi käytetään tätä menetelmää.
14. Lisäksi sekä positiivisia että negatiivisia lukuja sisältävä numeerinen sarake on tässä aineistossa hyvä muuntaa itseisarvoiksi, sillä tietyt visualisoinnit eivät näytä negatiivisia lukuja fiksusti (ainakaan vielä 01/2016). Valitse sarake ja valitse Transform> Scientific > Absolute Value.
15. Tämän jälkeen on hyvä viimeistään antaa kyselylle nimi (budjettiluvut) ja ladata tiedot tietomalliin komennolla Home > Close & Apply.

Ja sitten vain visualisoimaan!

Nimetyn alueen lataus Power BI Desktopiin

Excelissä käytetään usein aluenimiä, jotta pystytään viittaamaan kaavoissa ja linkeissä haluttuihin alueisiin ja helposti ylläpitämään alueita, jos taulukoiden koko muuttuu. Kun aloitat Excel-tiedostosta lataamisen, aluenimet eivät näy Navigator-ikkunassa.

Jotta pystyt käyttämään aluenimeä lähdedatana, toimi seuraavan ohjeen mukaisesti:

1. Aloita lataus Power BI Desktopissa komennolla Home > Get Data > Excel ja valitse Excel-tiedosto.
2. Valitse mikä tahansa kyseisessä tiedostossa oleva taulukko, sillä aluenimet eivät näy lainkaan Navigator-ikkunassa. Siirry muokkaamaan kyselyä Edit-toiminnolla.
3. Jätä kyselyyn vain Source-vaihe eli poista kaikki muut kyselyyn ilmestyneet vaiheet niiden edellä ovella rastilla.
4. Source-vaihe näyttää esikatseluruudussa taulukon, jossa näkyy laskentataulukoiden ja taulukoiksi muunnettujen alueiden lisäksi myös aluenimet (DefinedName). Napsauta sen nimen kohdalla olevaa Table-linkkiä, jonka haluat tuoda Power BI Desktopiin (kuvassa aluenimeä Projektit).
   
5. Kyselyeditori näyttää kyseisen alueen sisällön ja voit jatkaa kyselyn rakentamista ja lopulta kytkeä datan malliisi sekä visualisointeihin.

 

Lisätietoja: Voit myös muuntaa Excelin Power Pivotilla luodun tietomallin Power BI Desktop tietomalliksi.