Kuten jo aiemmissa Excel-aiheisissa Power BI jutuissa olen kertonut, Excel-tiedostoja voi hyödyntää Power BI Desktopissa ja palvelussa monilla eri tavoilla:

• Excelin Power Pivot tietomallin voi konvertoida Power BI Desktop malliksi, minkä jälkeen lopputulos vastaa täysin Power BI Desktopilla luotua mallia.
• Excel voi olla Power BI mallin tietolähde eli Excel-tiedostojen sisältöä voi ladata Power BI Desktop tietomalliin tai Power BI palveluun visualisoitavaksi.
• Excel-tiedostoissa olevia kohteita, kuten kaavioita tai numeerisia taulukoita, voi kiinnittää Power BI palvelun Dashboardeille.
• Excel-tiedostoja voi julkaista näkymään Power BI palvelussa sellaisenaan, jolloin ne näkyvät Power BI:ssä kuten Excel Onlinessa.

Tässä jutussa kerron viimeisimmästä vaihtoehdosta eli miten Excel-tiedostoja voi julkaista Power BI palveluun sellaisenaan, jolloin ne näkyvät Power BI:ssä muiden raporttien joukossa, mutta ovat ulkoasultaan ja käyttäytymiseltään vanhoja tuttuja Exceleitä.

Miksi ja mitä Exceleitä Power BI palveluun?

Power BI:ssä ei ole vielä täydellistä vastinetta esimerkiksi Excelin Pivot-taulukoille tai Excel-tiedostoissa voi olla muita sellaisia numeerisia taulukoita, joita halutaan tarkastella samassa paikassa Power BI visualisointien kanssa. Kun Excel-tiedosto ladataan Power BI palveluun sellaisenaan, se myös näkyy täysin Excelin kaltaisena Excel Online -näkymänä. Joissakin tapauksissa Excel on edelleen toivottu esitysmuoto.

Jotta Excel-tiedoston voi näyttää Power BI palvelussa sellaisenaan, sen pitää sijaita:

• OneDrive for Business kirjastossa tai
• Office 365 SharePoint kirjastossa.

Excel-tiedoston tuonti Power BI palveluun

1. Kirjaudu Power BI palveluun.
2. Siirry siihen työtilaan (My Workspace tai jokin Group Workspace), jossa haluat näyttää Excel-tiedoston sisällön.
3. Valitse ikkunan vasemmasta alakulmasta Get Data.
   
4. Valitse Files > Get.
   
5. Valitse joko OneDrive – Business tai SharePoint – Team Sites riippuen siitä, mihin olet tallentanut tiedoston. Huomaa, että vaikka listalla on muita sijainteja, niissä olevia Excel-tiedostoja ei pysty näyttämään sellaisenaan Power BI palvelussa.
   
6. Etsi ja valitse tiedosto ja napsauta Connect.
   
7. Valitse Connect, Manage and View Excel in Power BI kohdasta Connect. (Huomaa, että Import-vaihtoehto käyttäisi tiedostoa tietolähteenä, jos tiedostossasi olisi esimerkiksi datalähteen kaltaista luettelomuotoista dataa.)
8. Odota rauhassa, tiedoston tuonti Power BI palveluun kestää hetken.

Kun tiedosto on latautunut, se näkyy yhtenä raporttina Power BI:ssä Excel Online -tyyppisesti. Jos tiedostossa on Power View -kaavioita, ne näkyvät myös.